SyKOF HR – Zintegrowany System Kadrowo-Płacowy do Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Fundament systemu SyKOF HR
Jednolita architektura i spójność danych
Fundamentem SyKOF HR jest jego jednolita i przemyślana architektura systemowa. Od samego początku zaprojektowano go jako spójną całość, w której wszystkie moduły działają w ramach jednej bazy danych, jednej logiki przetwarzania i jednej struktury uprawnień. Nie ma potrzeby łączenia osobnych systemów, synchronizacji danych czy budowania mostów między aplikacjami. Wszystko działa natywnie, a dane przepływają w czasie rzeczywistym z modułu do modułu bez opóźnień, duplikacji i ryzyka błędów. Taka architektura pozwala nie tylko na większą niezawodność i stabilność, ale także na elastyczne konfigurowanie systemu bez utraty jego spójności.
Stabilność, elastyczność i gotowość na AI
Zintegrowana architektura daje ogromne korzyści: umożliwia szybkie wdrożenie, wygodne i niemal bezobsługowe używanie systemu. Jednak przede wszystkim jest kluczowa w kontekście wykorzystania AI. Tylko system, który jest całością, może skutecznie korzystać z algorytmów AI, analizy predykcyjnej czy automatycznego podejmowania decyzji. SyKOF HR postawiony na takim fundamencie bezproblemowo wykorzystuje już sztuczną inteligencję i wprowadza organizacje w erę AI.
Odkryj 10 filarów nowoczesnego HR, w tym automatyzację procesów kadrowych, która redukuje koszty i uwalnia czas dla działań strategicznych.
10 filarów nowoczesnego HR
Samoobsługa Pracownicza i Menedżerska, Workflow i Akceptacje
Portal HR dostępny w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych, pozwala pracownikom i menedżerom samodzielnie zarządzać urlopami, wyjściami, grafikami i danymi kadrowo-płacowymi.
Rozwiń
Zarówno pracownik, jak i jego przełożony mają wgląd do informacji, do których są uprawnieni, co znacznie odciąża działy HR i przyspiesza obsługę. Procesy akceptacyjne mogą być wieloetapowe, z pełną automatyzacją przekierowań, przypomnień, archiwizacji decyzji i bieżącym raportowaniem ich statusu.
– Automatyczne wnioski kadrowo-płacowe (urlopy, nadgodziny, praca zdalna, zmiana danych) z wielopoziomowymi akceptacjami i powiadomieniami e-mail.
– Onboarding przez Portal: dokumenty, procedury, formularze, benefity; rekrutacje z AI do analizy CV, generowania ogłoszeń i integracji z portalami (wyeksponowane dla trendów HR).
– Dostęp mobilny do harmonogramów, pasków i PIT-11; automatyczny zapis do ewidencji po akceptacji.
– Elektroniczne delegacje: polecenia, zaliczki, rozliczenia z rachunkami.
Automatyczne zapisywanie urlopów w ewidencji na podstawie zaakceptowanych wniosków znacznie ułatwiło pracę, usprawniło obieg dokumentów, a jednocześnie firma oszczędza czas.
Ewidencja Czasu Pracy z Powiązaniem do RCP
System umożliwia budowanie grafików czasu pracy zgodnych z Kodeksem pracy i wewnętrznymi regulaminami. Te grafiki można powiązać z danymi z rejestratorów wejść/wyjść (RCP), co pozwala na automatyczne rozliczanie obecności, spóźnień, nadgodzin czy wyjść prywatnych.
Rozwiń
Wszystkie odpracowania i nadgodziny są ewidencjonowane tylko na podstawie zatwierdzonych wniosków lub poleceń przełożonego, co chroni firmę przed nieautoryzowanymi kosztami. Automatycznie generowana ewidencja stanowi bezpośrednią podstawę do naliczania wynagrodzeń.
– Automatyczna klasyfikacja nadgodzin 50%/100%, bank godzin, wyjścia prywatne; import e-ZLA i ZUS Z-3.
– Walidacja harmonogramów, obsada stanowisk, zaokrąglanie odczytów z czytników, aplikacji mobilnej (GPS) i integracji (np. alkomaty).
– Ewidencja FEP, pracy zdalnej/delegacji; seryjne uzupełnianie i raporty urlopowe.
– Karty pracy do projektów/zleceń/operacji, analiza efektywności.
Rozliczanie czasu pracy z wykorzystaniem rejestratorów RCP jest bardzo proste, a zapisy godzin nocnych czy też nadliczbowych są tworzone automatycznie.
Obsługa Wielu Form Zatrudnienia i Struktury Wielopodmiotowej
System wspiera pełne spektrum form zatrudnienia – od umów o pracę, przez zlecenia, dzieła, kontrakty B2B, zatrudnienie przez agencje pracy tymczasowej, po umowy menedżerskie, stypendia i inne.
Rozwiń
Jedna osoba może być zatrudniona w kilku podmiotach jednocześnie – zarówno na pełny, jak i częściowy etat – co pozwala na elastyczne zarządzanie zasobami w ramach grup kapitałowych. System umożliwia przypisywanie pracowników do wielu ról, zespołów i lokalizacji, także w strukturze międzyspółkowej. Ułatwia też współdzielenie stanowisk pracy między osobami z różnych spółek. Rozbudowane raportowanie zapewnia pełen wgląd w całość zatrudnienia danej osoby – zarówno w kontekście jednej spółki, jak i całej grupy.
– Kartoteki z wieloetatowością, struktura organizacyjna, wakaty, PPK/ZUS; obsługa cudzoziemców, niepełnosprawnych (7-godzinna norma, dodatkowy urlop, ZFRON).
– Różne formy: zlecenia, dzieła, kontrakty, RN, młodociani, naukowi, skazani, stypendyści, emeryci, udziałowcy.
– Badania BHP: skierowania (wstępne/okresowe/kontrolne), czynniki szkodliwe, szkolenia/uprawnienia, ewidencja wyposażenia.
– Pulpit kadrowy z przypomnieniami o umowach, badaniach; analiza wakatów.
Wprowadzenie do programu struktury organizacyjnej, która w naszym przypadku, jest bardzo skomplikowana pozwoliło na znaczne uproszczenie zarządzania na poziomie poszczególnych jednostek.
Cyfrowe Dokumenty, E-Akta i Podpis Elektroniczny
System tworzy, zarządza i archiwizuje dokumentację kadrową w postaci elektronicznej. Obsługuje podpisy kwalifikowane zgodne z eIDAS oraz podpisy wewnętrzne.
Rozwiń
Umowy, aneksy, świadectwa pracy i inne dokumenty trafiają bezpośrednio do e-akt pracownika.
– Podpisy kwalifikowane/zaawansowane (link+SMS), ścieżki akceptacji, zdalna weryfikacja tożsamości.
– E-akta z PDF+XML metadanymi, automatyczna numeracja wg rozporządzenia, wirtualny dysk załączników.
– Udostępnianie przez Portal, wydawanie kopii na wniosek; integracja z onboardingiem (umowy, skierowania).
– Obsługa e-dokumentów kadrowo-płacowych (świadectwa, zaświadczenia).
Proces przygotowywania dokumentacji niezbędnej do wysłania pracownika do pracy za granicę został zautomatyzowany i jest wykonywany w sposób elektroniczny.
Rozliczanie Kosztów Pracy i Alokacja do Projektów
System umożliwia przypisywanie czasu pracy i wynagrodzeń do MPK, projektów, grantów czy budów. Tworzy automatycznie rozdzielniki kosztów, łącznie ze składkami, kosztami pracodawcy i dodatkami, gotowe do integracji z finansami i controllingiem.
Rozwiń
– Karty pracy: rozpisywanie czasu/kwot na projekty/zlecenia/operacje, akord, bieżąca realizacja planu.
– Automatyczne rozdzielniki kosztów i dekrety księgowe (PLN/waluty), dekretacja na konta.
– Długookresowe proporcje, analizy budżetowe, integracja z ERP/FK.
– Rozliczenia delegacji: diety, ryczałty, zaliczki, kursy walut.
Zastosowanie kart pracy funkcjonujących w SYKOF HR dało nam możliwość bardzo szczegółowego rozliczenia wynagrodzenia pracownika na konkretne zlecenia produkcyjne.
Integracja z Systemami ERP
SyKOF HR tworzy automatyczne dekrety księgowe zgodne z wielowymiarowym planem kont. Obsługuje dane dla ZUS, urzędu skarbowego, PPK, komorników oraz dostawców benefitów, zapewniając pełną zgodność formalną.
Rozwiń
System integruje się z modułami produkcyjnymi oraz budżetowymi.
– Pełna integracja z SyKOF ERP; wymiana z Dynamics/SAP przez API/CSV/XML.
– Dekrety i rozdzielniki do FK/budżetów, usługi danych w czasie rzeczywistym.
– Karty pracy z produkcją, import/eksport danych kadrowo-płacowych.
– Współpraca z systemami zewnętrznymi (np. Datev dla podatków).
W trakcie wdrożenia SyKOF HR został zintegrowany z funkcjonującym od lat systemem ERP.
Obsługa Zagranicznych Oddziałów i Walut Obcych
System umożliwia prowadzenie rozliczeń zgodnie z przepisami innych krajów. Obsługuje np. Bank Godzin w Niemczech. Wynagrodzenia mogą być naliczane w walutach obcych, a następnie przeliczane na PLN na potrzeby ZUS i księgowości.
Rozwiń
SyKOF HR obsługuje przelewy i rozdzielniki kosztów w różnych walutach.
– Rejestr oddelegowań (A1/wizy), ewidencja czasu/urlopów wg prawa kraju.
– Listy płac w walutach, podstawy ZUS/podatki, dekrety z rozrachunkami.
– Import podatków (Datev), raporty dla instytucji zagranicznych.
– Bank godzin, wielowalutowe przelewy.
SyKOF HR automatycznie wybiera zapisy dotyczące kraju i wylicza wynagrodzenia (...). Do list generuje przelewy w odpowiednich walutach (...).
Elastyczna Skalowalność
System działa zarówno w dużych strukturach holdingowych, jak i w mniejszych organizacjach (od 100 osób). Możliwe jest etapowe wdrażanie – od kilku wybranych modułów aż po kompleksowe objęcie wszystkich procesów kadrowo-płacowych.
Rozwiń
– Trójwarstwowa architektura: on-premise/chmura, wysoka wydajność przy dużych bazach.
– Dynamiczne archiwum dla historii zatrudnień bez spowolnień.
– Skalowalność dla holdingów, niskie wymagania IT, etapowe wdrożenia.
– Obsługa wielopodmiotowa, integracje bez utraty wydajności.
System SyKOF HR spełnił moje oczekiwania. Posiada on duże możliwości i jest elastyczny.
Zarządzanie Bezpieczeństwem i Uprawnieniami
SyKOF HR pozwala precyzyjnie zarządzać dostępem do funkcji i danych: przez role, grupy, profile, zakresy widoczności i autoryzacje wielopoziomowe. Każda operacja jest rejestrowana w logach.
Rozwiń
– Szczegółowe uprawnienia, historia zmian/logowań, zgodność z RODO.
– Automatyczne backupy, aktualizacje wskaźników płacowych.
– Kontrola dostępu w strukturach wielopodmiotowych, ochrona danych wrażliwych.
– Logi do audytu pracy zdalnej i rozliczeń zewnętrznych.
(…) sprawnie działający system informatyczny jest dla nas fundamentem bezpiecznego i zgodnego z RODO działania na danych sensytywnych, a to gwarantuje SyKOF HR.
Raportowanie i Analityka Bez Znajomości SQL
Użytkownik systemu HR może samodzielnie tworzyć raporty, zestawienia, wykresy i analizy. Wybiera dane, warunki filtrowania i sposób prezentacji bez potrzeby znajomości struktury bazy danych czy języków zapytań.
Rozwiń
Tworzenie raportów oraz wyszukiwanie danych wspomagane jest przez AI.
– Wielowymiarowe analizy, panele dashboardów, wzorce raportów bez SQL.
– Zaawansowane filtry (historyczne/złożone), multi-edycja, eksport Excel/PDF.
– AI do kryteriów wyszukiwania, przypomnienia o terminach.
– Analizy kadrowo-płacowe: zatrudnienie, koszty, efektywność.
Walidator harmonogramów pozwala na sprawdzenie poprawności ułożonego harmonogramu co pozwala na szybkie wychwycenie błędów (..).
Zobacz jak działa system SyKOF HR
Szczegółowe Funkcjonalności Systemu Kadrowo-Płacowego SyKOF HR
Powyższe 10 filarów stanowi trzon nowoczesnego zarządzania kadrami i płacami w SyKOF HR. Aby poznać więcej szczegółów, w tym automatyzację procesów rekrutacyjnych i onboardingu, zapoznaj się z listą poniżej. Każdy element linkuje do dedykowanej podstrony z opisem funkcjonalności, FAQ i przykładami z praktyki.
Kadry - zarządzanie personelem
Jedna kartoteka dla wielu umów, struktura organizacyjna i wakaty, PPK/ZUS, elektroniczne akta, potrącenia i zajęcia — pełna kontrola nad danymi pracowników.
Portal pracownika
Samoobsługa HR: wnioski (urlopy, nadgodziny, praca zdalna), paski i PIT-11, delegacje, onboarding — z przeglądarki i telefonu.
Planowanie grafików pracy
Twórz harmonogramy zgodne z Kodeksem pracy, kontroluj obsadę stanowisk i udostępniaj grafiki pracownikom. Walidator pilnuje zgodności i ogranicza korekty.
System Rejestracji Czasu Pracy
Odczyty wejścia/wyjścia z czytników, Portalu i aplikacji mobilnej; walidacja, zaokrąglanie wg grafików i grup, rejestr przerw, integracje (np. alkomaty).
Ewidencja czasu pracy
Automatyczna ewidencja czasu pracy oparta na grafikach, odczytach RCP i zatwierdzonych wnioskach. Kartoteki nadgodzin, bank godzin, wyjścia prywatne, import e-ZLA, plany i wnioski urlopowe — wszystko trafia prosto do płac.
Karty pracy
Rozpisuj czas i kwoty na projekty/zlecenia/operacje/MPK — przez kierowników i pracowników. Dane zasilają rozdzielnik kosztów i analizy efektywności.
Płace
Listy płac zasilane danymi z kadr i ewidencji, korekty, benefity, potrącenia, ZFSŚ, listy i przelewy w walutach obcych, rozdzielnik kosztów i dekrety — automatycznie i zgodnie z przepisami.
Koszty płac i księgowanie
Automatyczny rozdzielnik kosztów i szczegółowe dekrety księgowe (także w walutach) — gotowe do importu do ERP/FK.
Sprawozdania i rozliczenia
PFRON (DEK-I-o, INF-1, Wn-D, INF-D-P), GUS (Z-06, Z-03, Z-12…), PIT (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, IFT-1), ZUS (DRA, Z-3, ERP-7), PPK, import e-ZLA.
Raporty i analizy
Wielowymiarowe analizy z całego systemu, panele użytkownika i przypomnienia, wzorce i definiowalne raporty, eksporty Excel/PDF — bez SQL.
Podpisy elektroniczne i eAkta
Załączniki i wirtualne dyski, podpis kwalifikowany i zaawansowany, ścieżki podpisu; e-akta (PDF + XML metadane), wydawanie kopii zgodnie z przepisami.
Rekrutacje i onboarding
Planowanie wakatów i kwalifikacji, kampanie rekrutacyjne, generowanie ogłoszeń, integracje z portalami. Onboarding przez Portal: dokumenty, procedury, instrukcje, formularze.
Różne formy zatrudnienia
Zlecenia, dzieła, kontrakty menedżerskie, Rada Nadzorcza, cudzoziemcy, naukowi, młodociani, skazani, stypendyści, doktoranci, emeryci, udziałowcy.
Badania i BHP, wyposażenie i odzież
Skierowania (wstępne/okresowe/kontrolne), czynniki szkodliwe, uprawnienia i szkolenia, wyposażenie i odzież; analizy i przypomnienia dla zgodności i bezpieczeństwa.
Pracownicy niepełnosprawni
Ewidencja orzeczeń, 7-godzinna norma (umiarkowany/znaczny), dodatkowy urlop, urlopy rehabilitacyjne; ZFRON, PFRON/SODIR.
Oddelegowania
Rejestr oddelegowań (kraj, stawki, miejsca), ewidencja czasu i urlopów wg kraju, listy płac w walutach, podstawy ZUS, podatki i raporty dla instytucji.
Delegacje służbowe
Krajowe i zagraniczne; Portal do rozliczeń, rachunki/skany; kursy walut (np. NBP), diety i ryczałty, zaliczki; dekretacja kosztów i analizy.
Asystent
Zadania i kalendarz, priorytety, przypomnienia (pop-up + e-mail), szablony wiadomości, skrzynka odbiorcza w systemie — sprawny obieg pracy.
Wyszukiwanie danych
Zaawansowane filtry (także historyczne) i wyszukiwanie złożone; multi-edycja danych; raporty i eksporty.
Dynamiczne archiwum
Baza aktualnych zatrudnień z szybkim dostępem do historii bez spowalniania systemu — pracujesz na wybranym zasobie jak na danych bieżących.
Bezpieczeństwo danych
Role i uprawnienia, historia zmian i logowań, RODO; automatyczne aktualizacje wskaźników i backupy — pełna kontrola dostępu i zgodność.
Współpraca z ERP
Pełna integracja z SyKOF ERP, import/eksport (CSV/XLS/XML), usługi danych w czasie rzeczywistym; dekrety i rozdzielniki do ERP/FK.
Architektura systemu
Trójwarstwowa architektura, serwer aplikacji + baza (on-premise lub chmura), wysoka wydajność i bezpieczeństwo, niskie wymagania końcówek.
Referencje
Wartość Biznesowa
Redukcja zapytań do HR dzięki samoobsłudze kadrowo-płacowej
Cyfrowy obieg dokumentów, w tym rekrutacji i onboardingu z AI
Lepsze dane do controllingu poprzez rozdzielniki kosztów
Automatyczna ewidencja czasu pracy i RCP
Gotowość na AI i przyszłe automatyzacje procesów HR
Co wyróżnia SyKOF HR spośród innych systemów?
Wykorzystuje pracę każdego użytkownika w 100%
Raz wprowadzona informacja wykorzystywana jest we wszystkich modułach systemu, w których będzie przetwarzana. Automatyczny przepływ informacji znacznie przyspiesza realizację powtarzalnych czynności pozwalając skupić się na najważniejszych aspektach. Zapewnia to najwyższą efektywność pracy. Dzięki modułowej budowie systemu, możesz zacząć od podstawowych modułów, a z czasem dobierać dodatkowe.
Dużą zaletą systemu jest możliwość pracy w czasie rzeczywistym co wynika z automatycznego przesyłania informacji pomiędzy modułami. Umożliwia to bieżące śledzenie zdarzeń ekonomicznych i produkcyjnych mających miejsce w firmie.
Jest wydajny, bezpieczny, niezawodny
Architektura zastosowana w systemie SyKOF HR, wykorzystująca strukturę trójwarstwową, jest gwarancją wydajnej pracy. System umożliwia wykonywanie wszystkich zaawansowanych obliczeń, zestawień i raportów z każdego urządzenia końcowego, z dowolnego miejsca na świecie. Pozwala na efektywną pracę wielu użytkowników przy stosunkowo niskich nakładach finansowych na infrastrukturę informatyczną. Umożliwia wykorzystanie serwera firmowego jak i skorzystanie z chmury.
Zatrudniamy obecnie ponad 400 pracowników, więc sprawnie działający dla nas system informatyczny jest dla nas fundamentem bezpiecznego i zgodnego z RODO działania na danych sensytywnych, a to gwarantuje SyKOF HR.
FAQ
Czy SyKOF HR automatycznie przenosi odczyty RCP i zatwierdzone wnioski do ewidencji czasu pracy?
Tak. Odczyty RCP oraz zatwierdzone wnioski (np. urlopy, nadgodziny, wyjścia prywatne) automatycznie zasilają ewidencję zgodnie z grafikiem i uprawnieniami.
Czy harmonogramy są weryfikowane z Kodeksem pracy?
Tak. Walidator sprawdza limity godzin, odpoczynki i liczbę dni wolnych oraz informuje o kolizjach już na etapie układania grafików.
Czy system obsługuje nadgodziny 50%/100%, ewentualnie bank godzin i czy rozlicza także średniotygodniowe?
Tak. System prowadzi kartoteki nadpracowań, automatycznie klasyfikuje nadgodziny 50/100% w oparciu o zatwierdzone wnioski lub polecenia, godziny nocne, średniotygodniowe, dla pracy zagranicznej rozlicza bank godzin.
Czy listy płac mogą być liczone w walutach obcych i dekretowane do ERP?
Tak. System obsługuje listy i przelewy w PLN i walutach obcych oraz generuje rozdzielniki kosztów i gotowe dekrety zasilające ERP/FK jednocześnie w PLN i walutach obcych.
Czy jest portal pracownika i wielopoziomowe akceptacje?
Tak. Portal udostępnia wnioski (np. urlopy, nadgodziny, praca zdalna), paski i PIT-11. Ścieżki akceptacji są wielopoziomowe z powiadomieniami e-mail.
Czy dokumenty można podpisywać elektronicznie i prowadzić e-akta?
Tak. Obsługiwane są podpis kwalifikowany i zaawansowany oraz e-akta. Dokumenty i ścieżki podpisu można udostępniać przez Portal.
Czy system obsługuje delegacje i oddelegowania zagraniczne?
Tak. Delegacje krajowe i zagraniczne oraz pełne oddelegowania (A1, wizy, ewidencja wg prawa kraju, listy w walutach, ZUS/PIT, raporty) są rozliczane end-to-end.
Czy raporty i analizy można budować bez SQL?
Tak. System zapewnia wygodny dostęp do wszystkich danych i możliwość tworzenia raportów bez znajomości SQL. Dostępne są panele, przypomnienia, wzorce i raporty własne z eksportami do Excel/PDF oraz wyszukiwanie po danych (również historycznie) i multi-edycja.
Jak rozwiązane są bezpieczeństwo i RODO?
Precyzyjne role i uprawnienia, historia zmian i logowań, kopie bezpieczeństwa. System wspiera wymagania RODO i może działać on-premise lub w chmurze.
Czy SyKOF HR integruje się z ERP i innymi systemami?
Tak. Dostępne są wymiany plikowe i usługi danych w czasie rzeczywistym. System generuje dekrety i rozrachunki dla ERP/FK oraz importy/eksporty CSV/XLS/XML. Integruje się również z modułami Produkcja oraz Budżetowanie.
Jak wygląda rekrutacja i onboarding w SyKOF HR?
Plan wakatów, ogłoszenia i integracje z portalami, selekcja wieloetapowa oraz onboarding w Portalu (dokumenty, procedury, szkolenia, formularze) – w pełni cyfrowo.
Czy planowane są Oceny pracownicze?
Tak. Moduł ocen pracowniczych jest planowany jako rozszerzenie. Skontaktuj się z nami, aby poznać aktualny harmonogram i zakres.
Gotowy na Automatyzację Procesów Kadrowo-Płacowych?
Odkryj, jak zintegrowany system kadrowo-płacowy z AI usprawni rekrutacje, onboarding i codzienne operacje HR w Twojej firmie.
