Oddelegowania pracowników za granicę – SyKOF HR

Z SyKOF HR rozliczysz oddelegowania kompleksowo: od rejestracji okresów i dokumentów (A1, wizy/pozwolenia), przez ewidencję czasu pracy i urlopów zgodnie z prawem kraju świadczenia pracy, po listy płac w walutach obcych, dekrety księgowe i rozliczenia ZUS/PIT. System działa w oparciu o jedną bazę danych i automatyzuje każdy etap procesu.

Najważniejsze korzyści dla firmy

• Kompleksowa obsługa oddelegowań w jednym systemie (kadry, czas pracy, płace, rozliczenia).
• Zgodność rozliczeń z przepisami kraju oddelegowania.
• Listy płac i dokumenty w walutach obcych + rozdzielniki kosztów.
• Integracje i importy danych (m.in. podatki z zewnętrznych systemów, np. Datev).
• Portal Pracownika i Menedżera – samoobsługa (m.in. kartoteki urlopowe).
• Dane spójne i dostępne w czasie rzeczywistym.

Dokumentacja i formalności

Rejestr oddelegowań i danych zagranicznych

• Rejestr okresów oddelegowania z detalami (kraj, stawki, miejsca pracy/zamieszkania).
• Ewidencja zagranicznych identyfikatorów podatkowych (zestawienia/analizy bez dodatkowych arkuszy).

Wizy, pozwolenia, A1

• Przygotowanie dokumentów do wiz/pozwoleń i ich ewidencja ze skanami.
• Automatyczne generowanie wniosków ZUS US-3/US-4 o wydanie A1 i przekazanie do PUE ZUS.
• Rejestr otrzymanych A1 z kontrolą dat ważności i dostępem do skanów.

Szablony pism i seryjna generacja

• Wzorce dokumentów (np. aneksy o zmianie miejsca pracy, wnioski o kartę EKUZ, zaświadczenia) z możliwością seryjnego tworzenia dla grup pracowników.

Najważniejszym aspektem dla nas jako firmy jest możliwość kompleksowej obsługi w systemie pracowników oddelegowanych do pracy za granicę do Niemiec. Proces przygotowania dokumentacji niezbędnej do wysłani a pracownika do pracy za granicę został zautomatyzowany i jest wykonywany w sposób elektroniczny.

Exbud Konstrukcje Kielce
Zobacz pełną referencję dotyczącą systemu SyKOF HR (PDF)

Czas pracy i urlopy

Ewidencja i rozliczanie czasu pracy

• Ewidencja oraz automatyczne rozliczanie (m.in. nadgodziny, godziny nocne) zgodnie z prawem kraju oddelegowania.
• Zbiorczy dziennik z podglądem ewidencji niezależnie od liczby krajów; na listę płac trafiają zapisy tylko z wybranego kraju.

Urlopy i kartoteki urlopowe

• Automatyczne naliczenia i kontrola wykorzystania urlopu według zasad obowiązujących w kraju oddelegowania.
• Kartoteki widoczne dla pracownika i przełożonego w Portalu Pracownika i Menedżera.

Bank godzin / nadgodziny

• Rozliczenia w modelu wymaganym przez prawo kraju goszczącego lub w formie banku godzin (np. rozwiązania stosowane w Niemczech) z prowadzonymi kartotekami (również przez Portal).

Skonfigurowanie ewidencji czasu pracy do wymagań prawnych kraju świadczenia pracy i połączenie jej ze składnikami płacowymi obowiązującymi za granicą usprawniło naliczanie list płac oraz raportowanie

Exbud Konstrukcje Kielce
Zobacz pełną referencję dotyczącą systemu SyKOF HR (PDF)

Podsumowanie

SyKOF HR spina cały proces oddelegowań: jedna ewidencja, spójne dane, automatyczne listy i dekrety, gotowe raporty i dokumenty dla instytucji PL/UE. To realne skrócenie czasu pracy działów HR i księgowości oraz mniejsze ryzyko błędów — niezależnie od liczby krajów i walut.

Zobacz również

• Portal Pracownika i Menedżera SyKOF HR
• Ewidencja czasu pracy
• Płace w SyKOF HR
• Koszty płac i księgowanie
• Delegacje służbowe

Wynagrodzenia i waluty

Listy płac zgodne z krajem oddelegowania

• Automatyczne wybieranie właściwych zapisów (kadry + ewidencja) dla danego kraju i naliczanie wg lokalnych stawek/systemu wynagradzania.

Importy zewnętrzne (np. podatki)

• Możliwość importu wartości z plików zewnętrznych (np. podatków z Datev) do list płac i przelewów.

Wielowalutowość i dokumenty płacowe

• Listy płac oraz paski wynagrodzeń w PLN i w walutach obcych; dokumenty dostępne w Portalu Pracownika i Menedżera.

Dekrety i rozdzielniki kosztów (PLN + waluta)

• Kompletne dekrety dla centrali (PLN) i oddziału zagranicznego (waluta), z rozrachunkami między jednostkami.
• Szczegółowe rozdzielniki kosztów przypisujące wynagrodzenia (i narzuty) do budów/projektów w kraju i za granicą.

Od tygodnia w Excelu do kilku sekund w SyKOF HR

• Rozdzielniki, które wcześniej tworzono ręcznie, powstają automatycznie – szybko i bezbłędnie.

SyKOF HR automatycznie wybiera zapisy dotyczące kraju i wylicza wynagrodzenia zgodnie z system wynagrodzeń oraz stawkami dla kraju określonego w obliczanej liście. Do list generuje przelewy w odpowiednich walutach oraz kompletne dekrety do programu księgowego […].

Exbud Konstrukcje Kielce
Zobacz pełną referencję dotyczącą systemu SyKOF HR (PDF)

Rozliczenia z ZUS, US i instytucjami zagranicznymi

Podstawy składek ZUS

• Automatyczne wyliczanie podstaw z uwzględnieniem kwot brutto, diet za okres oddelegowania i przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia – niezależnie od długości pobytu.

Rozliczenia między centralą a oddziałem

• Możliwość tworzenia kilku dekretów (np. dla centrali i oddziału zagranicznego) oraz analiz rozliczeń między jednostkami.

Podatki i PIT

• Obsługa przychodów opodatkowanych za granicą i w Polsce, import zagranicznych podatków (np. z Datev), automatyczne PIT-11/PIT-4; możliwość przesyłania deklaracji do US i udostępniania dokumentów pracownikom (Portal/Email).

Raporty dla instytucji zagranicznych

• Raporty na potrzeby zagranicznych biur rachunkowych, kas chorych (np. AOK), oddziałów itp.

Opinie klientów

Proces przygotowywania dokumentacji dla pracowników oddelegowanych do Niemiec został w pełni zautomatyzowany. Listy płac i raporty w walucie obcej generujemy w kilka chwil.

Exbud Konstrukcje Sp. z o.o.
Zobacz pełną referencję dotyczącą systemu SyKOF HR (PDF)

Elastyczność modułu płacowego pozwoliła nam dostosować parametry płacowe do specyfiki każdego kraju. Tworzenie zestawień i raportów stało się prostsze i bardziej przejrzyste.

BESTA PB Sp. z o.o
Zobacz pełną referencję dotyczącą systemu SyKOF HR (PDF)

FAQ

Czy SyKOF HR obsługuje wnioski US-3/US-4 (A1) i PUE ZUS?

Tak — system generuje US-3/US-4 i przekazuje je do PUE ZUS; prowadzi też rejestr A1 z kontrolą ważności i skanami.

Czy ewidencja czasu i urlopów działa wg prawa kraju oddelegowania?

Tak — ewidencja i rozliczenia (w tym nadgodziny/godziny nocne) są zgodne z zasadami obowiązującymi w kraju pracy.

Czy można rozliczać nadgodziny w modelu „banku godzin”?

Tak — system obsługuje rozliczenia według wymogów kraju goszczącego, w tym bank godzin (np. rozwiązania stosowane w Niemczech).

Czy listy płac mogą być w walutach obcych?

Tak — listy i paski płac są w PLN i w walutach obcych; dokumenty mogą być udostępnione pracownikom w Portalu.

Czy SyKOF HR importuje dane podatkowe z systemów zewnętrznych (np. Datev)?

Tak — możliwy jest import wartości (np. podatków) z plików zewnętrznych do list płac i przelewów.

Czy system tworzy dekrety i rozdzielniki kosztów dla centrali i oddziałów?

Tak — generuje kompletne dekrety (PLN i waluta) oraz szczegółowe rozdzielniki kosztów, z rozrachunkami między jednostkami.

Referencje

„System SyKOF HR uwzględnia nasze szczególne wymagania, takie jak regulacje dotyczące wynagrodzeń pracowników naukowych oraz możliwość przypisywania kosztów wynagrodzeń do odpowiednich projektów i grantów, co pozwala na precyzyjne księgowanie list płac..”

Instytut Hodowli i Aklimatyzacji Roślin

„Ze względu na specyfikę pracy pracowników, którzy często przebywają w terenie, kluczowym wymaganiem było wdrożenie systemu umożliwiającego dostęp do danych kadrowych oraz elektroniczny obieg wniosków urlopowych.”

Krakowskie Biuro Geodezji i Terenów Rolnych w Krakowie

„Zatrudniamy obecnie ponad 400 pracowników, więc sprawnie działający dla nas system informatyczny jest dla nas fundamentem bezpiecznego i zgodnego z RODO działania na danych sensytywnych, a to gwarantuje SyKOF HR.”

Przedsiębiorstwo Farmaceutyczne LEK-AM Sp. z o.o.

„Z pełnym przekonaniem rekomendujemy system SyKOF HR (…). To nowoczesne narzędzie wspierające efektywne zarządzanie kadrami i płacami, a także ułatwiające codzienną pracę zarówno działu HR, jak i całej organizacji.”

Krajowa Izba Fizjoterapeutów

„System SyKOF HR cenimy przede wszystkim za funkcjonalność, przejrzystość danych pracowników, łatwość wykonywania analiz. (…) System posiada bardzo intuicyjny kreator generowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS,PPK, PFRON.”

Cukiernicza Spółdzielnia Roksana

„Elastyczność modułu płacowego pozwoliła na dostosowanie parametrów płacowych do specyfiki naliczania wynagrodzeń każdego z państw, w którym realizujemy kontrakty, a maksymalne ujednolicenie sposobu sporządzania list płac spowodowało, że tworzenie zestawień i raportów stało się prostsze i bardziej przejrzyste.”

BESTA Przedsiębiorstwo Budowlane Sp. z o.o.

„Nowy SyKOF ERP HR to program o wysokiej funkcjonalności gdzie jest to bardzo istotne ze względu na szeroki zakres możliwości wprowadzania danych, analizowania ich oraz raportowania. (…) Z całą pewnością kolejny raz wybralibyśmy tą samą firmę.”

Izotechnik Sp. z o. o.

„Zastosowanie systemu SyKOF HR w naszej firmie zwiększyło komfort pracy działu kadr i płac dając przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa w naliczaniu w prawidłowo obliczanych listach płac, ewidencji czasu pracy i aktualizacjach zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, dlatego też polecamy system.”

Spomasz Zamość S.A.

„System SyKOF HR to przejrzysty, komfortowy w obsłudze i umożliwiający jednoczesną pracę w wielu oknach system(…). Najważniejszym aspektem dla nas jako firmy jest możliwość kompleksowej obsługi pracowników oddelegowanych do pracy za granicę do Niemiec.”

Exbud Konstrukcje Sp. z o.o.

„Przedsiębiorstwo Drogowe DROGBUD – Gostyń sp. z o.o. wyraża uznanie dla firmy Systemy Informatyczne SYKOM sp. z o.o za profesjonalizm i solidną obsługę naszej Spółki oraz za odpowiedzialne i rzeczowe porady przy wprowadzaniu nowego systemu kadrowo-płacowego. ”

Przedsiębiorstwo Drogowe DROGBUD – Gostyń Sp. z o.o.

„Podczas wdrażania systemu informatycznego SyKOF HR miałam wiele wątpliwości i obaw, ale dziś mogę powiedzieć, że był to dobry krok. Podczas szkoleń pracownicy firmy SYKOM wykazywali się dużym zaangażowaniem. System SYKOF HR spełnił moje oczekiwania.”

Przedsiębiorstwo Robót Drogowych Staszów Sp. z o.o.

„Jesteśmy przedsiębiorstwem drogowym zatrudniającym kilkuset pracowników i realizującym jednocześnie kilkanaście zleceń budowlanych(…). System SyKOF HR pozwolił nam przenieść stosownie do miejsca zatrudnienia ewidencjonowanie czasu pracy z działu kadr i płac na oddziały terenowe.”

PDM Dębica Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe S.A.

„Pracę w systemie oceniam pozytywnie. Porównując pracę z poprzednim systemem, zdecydowanie szybciej można naliczać wynagrodzenia. Nie trzeba ręcznie wpisywać zmian w parametrach oraz nie muszę dodatkowo wspierać się rożnymi tabelkami EXCEL.”

Centrum Pali Sp. z o.o.

„Przeprowadzone w bardzo krótkim czasie wdrożenie systemu SyKOF HR, spełniło nasze oczekiwania, a system w znaczący sposób wspiera działalność naszej firmy. Chciałbym zarekomendować program kadrowo-płacowy SyKOF HR jako łatwy i przejrzysty w obsłudze. Jest to godny zaufania i niezawodny system.”

Instytut Historii PAN

„Z przyjemnością mogę zarekomendować program SyKOF HR i jestem przekonany, że program sprosta oczekiwaniom najbardziej wymagających klientów z różnych branż.”

Podhalańskie Przedsiębiorstwo Drogowo – Mostowe S.A.