Podpisy elektroniczne i eAkta – automatyzacja dokumentów kadrowych

Moduł pozwala w pełni zautomatyzować tworzenie, akceptację i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Umowy o pracę, aneksy, regulaminy, skierowania na badania i inne dokumenty mogą być podpisywane i przechowywane elektronicznie. Połączenie eAkt z podpisami elektronicznymi eliminuje papier i przyspiesza akceptacje.

Dokumenty elektroniczne w SyKOF HR

Przechowywanie dokumentów – załączniki i „dysk” pracownika

• Przechowywanie dokumentów wygenerowanych z systemu oraz skanów z zewnątrz (np. świadectwo pracy) jako załączników.
• Oznaczenia tematyczne (Akta osobowe, Dane płacowe, Ewidencja czasu pracy) ułatwiają przeglądanie.
• Wirtualny dysk załączników – dostęp do dokumentów pracownika z jednego miejsca dla osób uprawnionych.

Podpisywanie dokumentów – podpis kwalifikowany i zaawansowany

• Obsługa podpisu kwalifikowanego (odpowiednik podpisu odręcznego; np. przy umowach o pracę).
• Podpis zaawansowany: potwierdzenie przez link mailowy i kod SMS.
• Możliwość wskazania ścieżki akceptacji: osoby/grupy (np. prezes, referent) zobligowane do podpisu.

Udostępnianie dokumentów (także przez Portal)

• Użytkownicy i pracownicy z dostępem do Portalu Pracownika mogą pobrać/wydrukować dokumenty bez konieczności ich osobistego odbioru.
• Dokument z podpisem kwalifikowanym może być przedstawiony instytucji zewnętrznej (np. skierowanie na badania).

Zdalne podpisywanie dokumentów przez pracowników

Podpis kwalifikowany (także dla osób spoza systemu)

• Podpis składają użytkownicy systemu oraz osoby posiadające podpis kwalifikowany.
• Osoby, które nie działają w systemie (np. pracownicy), otrzymują link do podpisu; proces jest prowadzony krok po kroku.

Jednorazowy certyfikat kwalifikowany

Po poprawnej weryfikacji tożsamości podpisujący może uzyskać jednorazowy certyfikat kwalifikowany – używany m.in. do akceptowania umów o pracę.

Dostęp do podpisanych dokumentów w Portalu

• Dokumenty z podpisem kwalifikowanym mają moc prawną na terenie UE.
• Pracownik samodzielnie przegląda/pobiera/wydrukowuje m.in. paski wynagrodzeń, PIT, skierowania – w Portalu Pracownika.

Weryfikacja i potwierdzanie tożsamości

• Integracja z certyfikowanymi instytucjami weryfikującymi tożsamość.
• Wideorozmowa z dowolnego miejsca i czasu (laptop/smartfon i dowód osobisty).

Podpis zaawansowany (link + SMS)

• Usprawnia onboarding oraz potwierdzanie zapoznania się z treścią dokumentów (np. Regulaminy).
• Proces: e-mail z linkiem → kliknięcie → kod SMS.

Elektroniczne akta pracownicze (eAkta)

Dodawanie dokumentów do eAkt

• Tworzenie elektronicznych teczek osobowych.
• System podpowiada dokumenty wymagające podpisu kwalifikowanego i umożliwia ich podpisanie wbudowaną funkcją (z wykorzystaniem dostępnego certyfikatu na komputerze).

Udostępnianie akt pracowniczych na wniosek

• Na wniosek pracownika/byłego pracownika/członka rodziny – wydanie kopii całości lub części dokumentacji.
• Dokumenty zapisywane jako PDF oraz dodatkowo XML z metadanymi wymaganymi przez rozporządzenie (m.in. nazwa pracodawcy, imię i nazwisko, PESEL, rodzaj i identyfikator dokumentu).

Numerowanie dokumentów w eAktach

Automatyczna numeracja dokumentów w ramach teczki lub w ramach rodzajów tematycznych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Chcesz całkowicie zrezygnować z papieru i skrócić czas akceptacji?

Pokażemy, jak w SyKOF HR działają podpis kwalifikowany/zaawansowany, weryfikacja tożsamości i eAkta.

Zobacz więcej funkcjonalności SyKOF HR

• Portal Pracownika i Menedżera
• Kadry
• Płace
• Rekrutacje i onboarding
• Sprawozdania i rozliczenia

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jakie rodzaje podpisów obsługuje SyKOF HR?

Obsługiwane są podpis kwalifikowany (odpowiednik podpisu odręcznego) oraz podpis zaawansowany (link mailowy + kod SMS).

Czy pracownicy mogą podpisywać dokumenty zdalnie?

Tak. Otrzymują link do podpisu i przechodzą przez proces zgodnie z ustawionym wariantem podpisu.

Czy możliwa jest szybka weryfikacja tożsamości podpisującego?

Tak. Weryfikacja odbywa się przez wideorozmowę z certyfikowaną instytucją, po której można uzyskać jednorazowy certyfikat kwalifikowany.

Jak udostępnia się dokumenty pracownikom?

Przez Portal Pracownika i Menedżera – dokumenty można pobrać lub wydrukować; dokument z podpisem kwalifikowanym ma moc prawną na terenie UE.

Jak wygląda obsługa eAkt?

System tworzy elektroniczne teczki osobowe, podpowiada dokumenty wymagające podpisu kwalifikowanego, zapisuje pliki PDF oraz XML z metadanymi, a dokumenty są automatycznie numerowane.

Jak system ułatwia ścieżkę akceptacji dokumentów?

Można zdefiniować, które osoby lub grupy (np. prezes, dział kadr) muszą podpisać dokument. System prowadzi proces akceptacji krok po kroku, co minimalizuje opóźnienia i eliminuje papierowy obieg dokumentów.

Referencje

„System umożliwia precyzyjne ewidencjonowanie czasu pracy oraz podział kosztów wynagrodzeń na konkretne projekty, w tym program „Czyste Powietrze” oraz fundusze unijne w ramach POIiS.”

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach

„System SyKOF HR uwzględnia nasze szczególne wymagania, takie jak regulacje dotyczące wynagrodzeń pracowników naukowych oraz możliwość przypisywania kosztów wynagrodzeń do odpowiednich projektów i grantów, co pozwala na precyzyjne księgowanie list płac..”

Instytut Hodowli i Aklimatyzacji Roślin

„Ze względu na specyfikę pracy pracowników, którzy często przebywają w terenie, kluczowym wymaganiem było wdrożenie systemu umożliwiającego dostęp do danych kadrowych oraz elektroniczny obieg wniosków urlopowych.”

Krakowskie Biuro Geodezji i Terenów Rolnych w Krakowie

„Zatrudniamy obecnie ponad 400 pracowników, więc sprawnie działający dla nas system informatyczny jest dla nas fundamentem bezpiecznego i zgodnego z RODO działania na danych sensytywnych, a to gwarantuje SyKOF HR.”

Przedsiębiorstwo Farmaceutyczne LEK-AM Sp. z o.o.

„Z pełnym przekonaniem rekomendujemy system SyKOF HR (…). To nowoczesne narzędzie wspierające efektywne zarządzanie kadrami i płacami, a także ułatwiające codzienną pracę zarówno działu HR, jak i całej organizacji.”

Krajowa Izba Fizjoterapeutów

„System SyKOF HR cenimy przede wszystkim za funkcjonalność, przejrzystość danych pracowników, łatwość wykonywania analiz. (…) System posiada bardzo intuicyjny kreator generowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS,PPK, PFRON.”

Cukiernicza Spółdzielnia Roksana

„Elastyczność modułu płacowego pozwoliła na dostosowanie parametrów płacowych do specyfiki naliczania wynagrodzeń każdego z państw, w którym realizujemy kontrakty, a maksymalne ujednolicenie sposobu sporządzania list płac spowodowało, że tworzenie zestawień i raportów stało się prostsze i bardziej przejrzyste.”

BESTA Przedsiębiorstwo Budowlane Sp. z o.o.

„Nowy SyKOF ERP HR to program o wysokiej funkcjonalności gdzie jest to bardzo istotne ze względu na szeroki zakres możliwości wprowadzania danych, analizowania ich oraz raportowania. (…) Z całą pewnością kolejny raz wybralibyśmy tą samą firmę.”

Izotechnik Sp. z o. o.

„Zastosowanie systemu SyKOF HR w naszej firmie zwiększyło komfort pracy działu kadr i płac dając przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa w naliczaniu w prawidłowo obliczanych listach płac, ewidencji czasu pracy i aktualizacjach zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, dlatego też polecamy system.”

Spomasz Zamość S.A.

„System SyKOF HR to przejrzysty, komfortowy w obsłudze i umożliwiający jednoczesną pracę w wielu oknach system(…). Najważniejszym aspektem dla nas jako firmy jest możliwość kompleksowej obsługi pracowników oddelegowanych do pracy za granicę do Niemiec.”

Exbud Konstrukcje Sp. z o.o.

„Przedsiębiorstwo Drogowe DROGBUD – Gostyń sp. z o.o. wyraża uznanie dla firmy Systemy Informatyczne SYKOM sp. z o.o za profesjonalizm i solidną obsługę naszej Spółki oraz za odpowiedzialne i rzeczowe porady przy wprowadzaniu nowego systemu kadrowo-płacowego. ”

Przedsiębiorstwo Drogowe DROGBUD – Gostyń Sp. z o.o.

„Podczas wdrażania systemu informatycznego SyKOF HR miałam wiele wątpliwości i obaw, ale dziś mogę powiedzieć, że był to dobry krok. Podczas szkoleń pracownicy firmy SYKOM wykazywali się dużym zaangażowaniem. System SYKOF HR spełnił moje oczekiwania.”

Przedsiębiorstwo Robót Drogowych Staszów Sp. z o.o.

„Jesteśmy przedsiębiorstwem drogowym zatrudniającym kilkuset pracowników i realizującym jednocześnie kilkanaście zleceń budowlanych(…). System SyKOF HR pozwolił nam przenieść stosownie do miejsca zatrudnienia ewidencjonowanie czasu pracy z działu kadr i płac na oddziały terenowe.”

PDM Dębica Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe S.A.

„Pracę w systemie oceniam pozytywnie. Porównując pracę z poprzednim systemem, zdecydowanie szybciej można naliczać wynagrodzenia. Nie trzeba ręcznie wpisywać zmian w parametrach oraz nie muszę dodatkowo wspierać się rożnymi tabelkami EXCEL.”

Centrum Pali Sp. z o.o.

„Przeprowadzone w bardzo krótkim czasie wdrożenie systemu SyKOF HR, spełniło nasze oczekiwania, a system w znaczący sposób wspiera działalność naszej firmy. Chciałbym zarekomendować program kadrowo-płacowy SyKOF HR jako łatwy i przejrzysty w obsłudze. Jest to godny zaufania i niezawodny system.”

Instytut Historii PAN