System Rejestracji Czasu Pracy

Same czytniki wejść/wyjść to za mało. Pełne korzyści daje RCP zintegrowany z HR – powiązany z harmonogramami, wnioskami (wyjścia, nadgodziny, praca zdalna) oraz ewidencją czasu pracy. W SyKOF HR każde zdarzenie jest automatycznie interpretowane w kontekście grafiku i zaakceptowanych wniosków, co umożliwia precyzyjne rozliczenia.

RCP w SyKOF HR – funkcje, integracja i automatyzacja

Jak działa RCP w SyKOF HR?

RCP to integralna część SyKOF HR: rejestruje wejścia, wyjścia, przerwy oraz niestandardowe formy pracy (np. zdalna, mobilna, projektowa). Dane trafiają do harmonogramów, ewidencji, rozliczeń kadrowo-płacowych i analiz – bez ręcznego przenoszenia.

Rejestrowanie zdarzeń: czytniki, Portal i aplikacja mobilna

• Urządzenia RCP (rejestratory czasu pracy)
• Portal Pracownika i Menedżera – rejestrowanie zdarzeń w przeglądarce
• Aplikacja mobilna z geolokalizacją – m.in. dla pracowników terenowych i pracujących zdalnie
• Integracje z ERP/MES – rejestrowanie czasu na produkcji lub przy projektach

Profesjonalny dobór i montaż czytników RCP

Oferujemy kompleksowy dobór, dostawę i instalację czytników RCP, które automatycznie rejestrują czas pracy, wspierają kontrolę obecności i usprawniają rozliczanie nadgodzin.

Zakres usługi:
• Dobór odpowiedniego modelu urządzeń
• Profesjonalny montaż
• Podłączenie do sieci i pełna konfiguracja w SyKOF HR
• Testy działania i szkolenie pracowników

Czytniki integrujemy z systemem kadrowo-płacowym SyKOF HR, dzięki czemu odczyty automatycznie trafiają do ewidencji czasu pracy, harmonogramów i rozliczeń płacowych – bez dodatkowych integracji czy ręcznych poprawek.

Pracownik przykłada kartę RFID do elektronicznego czytnika RCP z klawiaturą i czytnikiem linii papilarnych, zintegrowanego z systemem SyKOF HR. — Rejestracja wejścia i wyjścia pracownika za pomocą czytnika RCP w pełni zintegrowanego z systemem SyKOF HR

Połączenie RCP z harmonogramami, kadrami i ERP

• Harmonogramy – porównanie planu z wykonaniem
• Ewidencja czasu – automatyczne naliczanie nadgodzin, nieobecności, dyżurów
• Kadry i Płace – rozliczanie wynagrodzeń i dodatków
• ERP/Produkcja – przypisywanie czasu do zadań, stanowisk i operacji
• Budżetowanie – analiza kosztów pracy wg projektów i centrów kosztów

Zdalna rejestracja czasu pracy (GPS)

Formy pracy i organizacja

• Praca zdalna i hybrydowa
• Geolokalizacja w aplikacji mobilnej
• Wiele lokalizacji i struktur organizacyjnych
• Tryby rejestracji: rzeczywisty, harmonogramowy, zadaniowy

Mobilny RCP z GPS – aplikacja zamiast czytnika

SyKOF HR oferuje rozwiązanie wykorzystujące mobilną aplikację z funkcją geolokalizacji przydatną szczególnie w miejscach, gdzie montaż tradycyjnych czytników jest utrudniony (np. na budowach).

Jak to działa?
• Kierownik korzysta z tabletu lub smartfona z zainstalowaną aplikacją.
• Pracownicy rejestrują wejścia i wyjścia, skanując karty z kodem QR.

System automatycznie zapisuje:
• czas rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• lokalizację GPS,
• przypisanie do konkretnego projektu, budowy lub zadania.

Zrzut ekranu systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR prezentujący ewidencję czasu pracy, listę pracowników, szczegóły wejść/wyjść oraz podgląd zdjęcia pracownika i mapę z geolokalizacją odczytu RCP. — SyKOF HR – ewidencja czasu pracy z geolokalizacją odczytów RCP i pełnym podglądem danych pracownika w jednym ekranie (widok desktopowy)

Dlaczego warto korzystać z RCP w SyKOF HR

• Pełna automatyzacja ewidencji czasu pracy
• Mniej błędów i oszczędność czasu w HR
• Obsługa wniosków i poleceń (nadgodziny, wyjścia prywatne, praca zdalna)
• Zgodność z Kodeksem pracy i RODO
• Integracja z ERP, produkcją i budżetowaniem
• Obsługa urządzeń RCP oraz mobilnej rejestracji z GPS

Zgodność i skalowalność

Zgodność z Kodeksem pracy i RODO

Przechowywanie i przetwarzanie danych zgodnie z przepisami oraz dobrymi praktykami bezpieczeństwa.

Gotowy na rozwój

RCP rozwija się wraz z organizacją – od małej firmy po rozbudowaną strukturę z wieloma oddziałami, w ramach modułowej architektury SyKOF HR.

System oferuje rejestrowanie czasu pracy w ramach projektów badawczo-rozwojowych oraz automatyzację procesów związanych z rozliczaniem kosztów uzyskania przychodów (KUP).

Instytut Hodowli i Aklimatyzacji Roślin
Zobacz pełną referencję dotyczącą systemu SyKOF HR (PDF)

Rozliczanie czasu pracy na podstawie odczytów

Rejestrowanie odczytów – bieżący podgląd obecności

Ewidencja powstaje na bieżąco z odczytów. Walidator wykrywa nieprawidłowości; możliwe jest automatyczne uzupełnianie braków zgodnie z harmonogramem (np. właściwymi nieobecnościami, wyjściami prywatnymi, odbiorami nadgodzin).

Automatyczne rozliczanie nadgodzin

System rejestruje nadgodziny wyłącznie na podstawie polecenia przełożonego lub zaakceptowanego wniosku. Nadgodziny mogą być odebrane lub wypłacone z odpowiednim dodatkiem – zgodnie z przepisami.

Walidator harmonogramów pozwala na sprawdzenie poprawności ułożonego harmonogramu, co pozwala na szybsze wychwycenie błędów i uniknięcie korekt związanych z nieprawidłową ewidencją czasu pracy.

Cukiernicza Spółdzielnia „Roksana” Strzyżów
Zobacz pełną referencję dotyczącą systemu SyKOF HR (PDF)

Elektroniczne wnioski i rozliczanie czasu

Nieobecności i zdarzenia (np. urlop, praca zdalna, odbiór/odpracowanie nadgodzin/wyjść prywatnych) wnioskuje pracownik w Portalu; obowiązuje wielopoziomowa ścieżka akceptacji z powiadomieniami e-mail. Zdarzenia po akceptacji automatycznie ewidencjonują się wraz z saldem.

Zaokrąglanie wejść/wyjść

Konfigurowalne przedziały zaokrąglania względem harmonogramu, z różnymi wariantami dla grup (np. administracja vs produkcja) – aby rozliczać wyłącznie czas faktycznej pracy.

Raportowanie obecności

Wykonane odczyty i obecność

Dostęp do informacji aktualnych i historycznych: kto i kiedy przebywa na terenie firmy, w jednostkach organizacyjnych, w delegacji lub pracując zdalnie. Analizy spóźnień, nadgodzin, braków/niewłaściwych odczytów.

Rejestracja przez Portal i aplikację mobilną

Możliwość zaznaczania rozpoczęcia i zakończenia pracy bezpośrednio z Portalu i aplikacji mobilnej.

Rejestracja przerw i kontrola czasu efektywnej pracy

Definiowanie typów odczytów na przerwy (np. szatnia, przerwa na papierosa) – wgląd w czas efektywnej pracy i czas do odpracowania.

Dodatkowe funkcjonalności

Integracja z alkomatami

Możliwość integracji rejestratorów z alkomatami i losomatami – blokowanie przejścia lub alerty, wsparcie kontroli trzeźwości.

Kontrola dostępu do stref chronionych

Powiązanie RCP z zamkami magnetycznymi: odczyt uprawnionej karty otwiera drzwi i zapisuje zdarzenie w systemie.

Zobacz również

• Ewidencja czasu pracy
• Planowanie grafików pracy
• Portal Pracownika i Menedżera
• Płace
• Karty pracy
• Koszty płac i księgowanie

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy mogę rejestrować czas przez Portal i aplikację mobilną (z GPS)?

Tak. Zdarzenia można logować w Portalu oraz w aplikacji mobilnej z geolokalizacją.

Czy nadgodziny naliczają się automatycznie tylko po akceptacji?

Tak. Nadgodziny są rozliczane wyłącznie na podstawie polecenia lub zaakceptowanego wniosku.

Czy mogę zdefiniować zaokrąglanie odczytów wg harmonogramów i grup?

Tak. System umożliwia konfigurację zaokrągleń i różne warianty dla grup pracowników.

Czy RCP integruje się z harmonogramami, ewidencją i płacami?

Tak. Dane z RCP automatycznie zasilają harmonogramy, ewidencję i rozliczenia płacowe, a także systemy ERP/Produkcji.

Czy system raportuje obecność i przerwy?

Tak. Dostępne są raporty obecności, odczytów i przerw, z wglądem w czas efektywnej pracy.

Czy rozwiązanie jest zgodne z Kodeksem pracy i RODO?

Tak. System działa z poszanowaniem Kodeksu pracy i RODO oraz dobrych praktyk bezpieczeństwa.

Referencje

„System umożliwia precyzyjne ewidencjonowanie czasu pracy oraz podział kosztów wynagrodzeń na konkretne projekty, w tym program „Czyste Powietrze” oraz fundusze unijne w ramach POIiS.”

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach

„System SyKOF HR uwzględnia nasze szczególne wymagania, takie jak regulacje dotyczące wynagrodzeń pracowników naukowych oraz możliwość przypisywania kosztów wynagrodzeń do odpowiednich projektów i grantów, co pozwala na precyzyjne księgowanie list płac..”

Instytut Hodowli i Aklimatyzacji Roślin

„Ze względu na specyfikę pracy pracowników, którzy często przebywają w terenie, kluczowym wymaganiem było wdrożenie systemu umożliwiającego dostęp do danych kadrowych oraz elektroniczny obieg wniosków urlopowych.”

Krakowskie Biuro Geodezji i Terenów Rolnych w Krakowie

„Zatrudniamy obecnie ponad 400 pracowników, więc sprawnie działający dla nas system informatyczny jest dla nas fundamentem bezpiecznego i zgodnego z RODO działania na danych sensytywnych, a to gwarantuje SyKOF HR.”

Przedsiębiorstwo Farmaceutyczne LEK-AM Sp. z o.o.

„Z pełnym przekonaniem rekomendujemy system SyKOF HR (…). To nowoczesne narzędzie wspierające efektywne zarządzanie kadrami i płacami, a także ułatwiające codzienną pracę zarówno działu HR, jak i całej organizacji.”

Krajowa Izba Fizjoterapeutów

„System SyKOF HR cenimy przede wszystkim za funkcjonalność, przejrzystość danych pracowników, łatwość wykonywania analiz. (…) System posiada bardzo intuicyjny kreator generowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS,PPK, PFRON.”

Cukiernicza Spółdzielnia Roksana

„Elastyczność modułu płacowego pozwoliła na dostosowanie parametrów płacowych do specyfiki naliczania wynagrodzeń każdego z państw, w którym realizujemy kontrakty, a maksymalne ujednolicenie sposobu sporządzania list płac spowodowało, że tworzenie zestawień i raportów stało się prostsze i bardziej przejrzyste.”

BESTA Przedsiębiorstwo Budowlane Sp. z o.o.

„Nowy SyKOF ERP HR to program o wysokiej funkcjonalności gdzie jest to bardzo istotne ze względu na szeroki zakres możliwości wprowadzania danych, analizowania ich oraz raportowania. (…) Z całą pewnością kolejny raz wybralibyśmy tą samą firmę.”

Izotechnik Sp. z o. o.

„Zastosowanie systemu SyKOF HR w naszej firmie zwiększyło komfort pracy działu kadr i płac dając przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa w naliczaniu w prawidłowo obliczanych listach płac, ewidencji czasu pracy i aktualizacjach zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, dlatego też polecamy system.”

Spomasz Zamość S.A.

„System SyKOF HR to przejrzysty, komfortowy w obsłudze i umożliwiający jednoczesną pracę w wielu oknach system(…). Najważniejszym aspektem dla nas jako firmy jest możliwość kompleksowej obsługi pracowników oddelegowanych do pracy za granicę do Niemiec.”

Exbud Konstrukcje Sp. z o.o.

„Przedsiębiorstwo Drogowe DROGBUD – Gostyń sp. z o.o. wyraża uznanie dla firmy Systemy Informatyczne SYKOM sp. z o.o za profesjonalizm i solidną obsługę naszej Spółki oraz za odpowiedzialne i rzeczowe porady przy wprowadzaniu nowego systemu kadrowo-płacowego. ”

Przedsiębiorstwo Drogowe DROGBUD – Gostyń Sp. z o.o.

„Podczas wdrażania systemu informatycznego SyKOF HR miałam wiele wątpliwości i obaw, ale dziś mogę powiedzieć, że był to dobry krok. Podczas szkoleń pracownicy firmy SYKOM wykazywali się dużym zaangażowaniem. System SYKOF HR spełnił moje oczekiwania.”

Przedsiębiorstwo Robót Drogowych Staszów Sp. z o.o.

„Jesteśmy przedsiębiorstwem drogowym zatrudniającym kilkuset pracowników i realizującym jednocześnie kilkanaście zleceń budowlanych(…). System SyKOF HR pozwolił nam przenieść stosownie do miejsca zatrudnienia ewidencjonowanie czasu pracy z działu kadr i płac na oddziały terenowe.”

PDM Dębica Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe S.A.

„Pracę w systemie oceniam pozytywnie. Porównując pracę z poprzednim systemem, zdecydowanie szybciej można naliczać wynagrodzenia. Nie trzeba ręcznie wpisywać zmian w parametrach oraz nie muszę dodatkowo wspierać się rożnymi tabelkami EXCEL.”

Centrum Pali Sp. z o.o.

„Przeprowadzone w bardzo krótkim czasie wdrożenie systemu SyKOF HR, spełniło nasze oczekiwania, a system w znaczący sposób wspiera działalność naszej firmy. Chciałbym zarekomendować program kadrowo-płacowy SyKOF HR jako łatwy i przejrzysty w obsłudze. Jest to godny zaufania i niezawodny system.”

Instytut Historii PAN