SyKOF HR automatycznie tworzy kompletną ewidencję czasu pracy na podstawie odczytów RCP – niezależnie od źródła, z którego pochodzą dane. System, wykorzystując inteligentny algorytm, analizuje zarejestrowane zdarzenia, uwzględnia obowiązujące harmonogramy czasu pracy, zaakceptowane wnioski pracownicze oraz aktualne przepisy prawa.
Automatyczne tworzenie ewidencji czasu pracy usprawnia codzienną pracę działów HR, ogranicza liczbę operacji wykonywanych ręcznie oraz zapewnia jednolite zasady rozliczania wszystkich pracowników.
Inteligentna automatyzacja procesów HR
SyKOF HR samodzielnie interpretuje przebieg dnia pracy każdego pracownika. System rozpoznaje m.in. rozpoczęcie i zakończenie pracy, pracę zdalną, obecność w siedzibie firmy, przerwy, wyjścia służbowe i prywatne, a następnie odnosi je bezpośrednio do obowiązujących grafików, wniosków pracowniczych i zasad rozliczeń.
System automatycznie:
- nalicza dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych (50% i 100%) oraz dodatki za pracę w porze nocnej,
- prowadzi rozrachunki wyjść prywatnych oraz kontroluje ich odpracowanie poprzez powiązanie z odpowiednimi wnioskami pracowniczymi
- rozlicza odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych z uwzględnieniem zasad wynikających z inicjatywy pracownika lub pracodawcy,
- identyfikuje przypadki wymagające udzielenia dnia wolnego za pracę w niedziele, święta i dni wolne wynikające z harmonogramu,
- przy rozliczeniach uwzględnia zaakceptowane wnioski pracownicze oraz obowiązujące harmonogramy czasu pracy.
Automatyzacja rutynowych zadań eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania i weryfikowania danych, dzięki czemu rola personelu ogranicza się do bieżącej kontroli poprawności całego procesu. Takie podejście skraca czas potrzebny na zamknięcie okresu rozliczeniowego, zwiększa spójność rozliczeń i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.
Jedna ewidencja niezależnie od sposobu rejestracji
SyKOF HR obsługuje wiele metod rejestracji czasu pracy, dzięki czemu można dopasować sposób rejestrowania obecności do charakteru wykonywanej pracy.
Odczyty mogą pochodzić z:
- Stacjonarnych rejestratorów RCP – czyli klasycznych terminali ściennych, doskonałych do szybkiego rejestrowania wejść i wyjść na terenie siedziby firmy bądź jej oddziałów,
- Portalu Pracowniczego – dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, sprawdzającego się przy stałym dostępie do komputera lub podczas pracy zdalnej,
- Aplikacji mobilnej (także z możliwą geolokalizacją) – niezastąpionej przy realizacji zadań w terenie.
Niezależnie od źródła danych system przetwarza wszystkie zdarzenia w jednolity sposób, zapewniając spójną i aktualną ewidencję czasu pracy – niemal w czasie rzeczywistym.
SyKOF HR współpracuje zarówno z rozwiązaniami wykorzystującymi wymianę plików (TXT, CSV), jak również nowocześniejszą komunikacją bezpośrednią poprzez interfejsy SDK/API. Dzięki takiemu podejściu, dane o obecności pracowników – zarówno tych pracujących stacjonarnie, zdalnie, jak i w terenie – są zawsze aktualne i spójne, bez podziału na „szybsze” i „wolniejsze” źródła informacji.
Jeden system zamiast dwóch
Dzięki bezpośredniej komunikacji z terminalami za pomocą interfejsów SDK/API, SyKOF HR eliminuje konieczność korzystania z dodatkowego oprogramowania.
W praktyce oznacza to, że jeden system kadrowo-płacowy SyKOF HR służy do:
- zatrudniania nowego pracownika i przypisywania pracowników do wybranych terminali,
- zarządzania kartami zbliżeniowymi, identyfikatorami oraz innymi metodami identyfikacji,
- określania uprawnień pracowników do korzystania z poszczególnych urządzeń i konfigurowania parametrów pracy terminali,
- zdalnej synchronizacji danych pomiędzy systemem kadrowo-płacowym a urządzeniami.
Wszelkie zmiany dotyczące pracownika – takie jak zmiana stanowiska, działu czy zakończenie zatrudnienia – są automatycznie uwzględniane również w urządzeniach RCP.
Takie rozwiązanie przynosi szereg korzyści:
- eliminuje konieczność równoległego administrowania dwoma systemami,
- ogranicza liczbę czynności wykonywanych przez pracowników działu kadr i administratorów,
- zmniejsza ryzyko pomyłek wynikających z rozbieżności pomiędzy dwiema bazami użytkowników,
- zapewnia spójność danych dotyczących pracowników, ich identyfikatorów oraz uprawnień,
- ułatwia późniejsze utrzymanie oraz rozwój całego środowiska.
Podsumowanie
Łącząc w jednym systemie obsługę odczytów RCP z różnych źródeł, bezpośrednie zarządzanie rejestratorami RCP oraz automatyczną ewidencję i rozliczanie czasu pracy, SyKOF HR redefiniuje dotychczasowe podejście do procesów kadrowo-płacowych.
Wdrożenie SyKOF HR to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim gwarancja pełnego bezpieczeństwa danych oraz minimalizacja ryzyka błędów przy rozliczaniu czasu pracy i naliczaniu wynagrodzeń.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie kadrowo-płacowym SyKOF HR i zobaczyć, jak działa w praktyce, zapraszamy do umówienia się na pokaz.
