W kalendarzu pracowników działów HR ostatnie dni stycznia i lutego to okres szczególnie wytężonej pracy, a często także dużego stresu. Związane jest to oczywiście z obowiązkiem złożenia rocznych deklaracji podatkowych PIT. Do końca stycznia należy sporządzić rozliczenia zbiorcze, m.in. PIT-4R i PIT-8AR, zaś do końca lutego należy przygotować deklaracje indywidualne (PIT-11, PIT-40, IFT-1, PIT-8C).
Przygotowanie danych
Przygotowanie deklaracji zbiorczych zazwyczaj jest mniej czasochłonnym zadaniem niż przygotowanie rozliczeń indywidualnych. Kwoty zaliczek odprowadzanych do urzędu skarbowego najczęściej są stosunkowo łatwe do ustalenia, np. na podstawie zapisów na kontach księgowych, zbiorczych zestawień z list płac, czy przelewów. Jednak już określenie liczby pracowników opodatkowanych w każdym miesiącu może być trudniejsze. Bez pomocy odpowiednich narzędzi wymagałoby to przeglądania wszystkich akt pracowniczych i „odhaczania” poszczególnych osób. W przypadku większych firm mogłoby trwać to nawet kilka dni! Jeszcze więcej wysiłku i czasu wymaga przygotowanie rozliczeń indywidualnych. Pominięcie któregoś z pracowników może być fatalne w skutkach i wiązać się z przykrymi konsekwencjami. Dlatego tak ważne jest, aby używany program kadrowo-płacowy wspierał proces generowania dokumentów PIT. Z pomocą odpowiedniego oprogramowanie sporządzenie wszystkich deklaracji trwa zaledwie kilka minut. Co ważniejsze, wszystkie informacje w nich zawarte są spójne z danymi z list płac, więc nie ma mowy o pomyłce.
Wydruk PIT
Deklaracje indywidualne, poza wysłaniem do urzędu skarbowego, muszą także być przekazane pracownikom. Program płacowy powinien zatem pozwalać na wydruk deklaracji. Dla czytelności i wygody pracowników, najlepiej jeśli układ wydruku jest podobny do obowiązującego formularza. W przypadku większych firm przydatną funkcją jest także możliwość hurtowego wydruku deklaracji dla wszystkich pracowników (lub dla wybranej grupy).
e-Deklaracje
Od kilku lat większość firm ma obowiązek składać deklaracje PIT w postaci elektronicznej. Dobrze zatem upewnić się, czy program którego używamy do wytworzenia i wydruku rozliczeń pozwala także na ich wysyłkę na platformę internetową Ministerstwa Finansów. Oczywiście możliwe jest samodzielne wprowadzenie danych do interaktywnych formularzy lub użycie osobnego programu, ale takie rozwiązania nie tylko są czasochłonne, lecz także powodują ryzyko niepotrzebnych błędów. Warto także sprawdzić, czy program, którego używamy umożliwia pobranie i przechowywanie UPO. Jeśli nie należy zadbać o to samodzielnie.
