Decydując się na zakup systemu ERP firmy często stają przed decyzją, które działy firmy powinny zostać objęte wdrożeniem oprogramowania. Z reguły im więcej procesów zachodzących w firmie zostanie zaimplementowanych we wdrażanym systemie, tym więcej usprawnień będzie możliwych do przeprowadzenia. Oczywiście oznacza to większy koszt systemu oraz wydłuża wdrożenie, ale pozwala także, aby z systemu ERP korzyści czerpali wszyscy pracownicy – nie tylko Ci siedzący za biurkiem. Zaangażowanie pracowników spoza działów administracyjnych we wdrożenie pozwala także na wykorzystanie ich specjalistycznej, często bardzo rozległej, wiedzy o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i jego szczególnych potrzebach. Takie informacje są niezbędne do odpowiedniego dostosowania systemu do danej firmy. W zamian, pracownicy działów okołoprodukcyjnych otrzymują narzędzia pozwalające m. in. na sprawne raportowanie działań oraz szybki dostęp do potrzebnych informacji.
Kontrola nad budżetem i planem produkcyjnym
Ciężko wyobrazić sobie sprawne zarządzanie firmą bez planowania przyszłych działań. Odpowiednie rozplanowanie prac, wydatków i przychodów firmy umożliwia wcześniejsze zadbanie o dostępność materiałów, sprzętu i innych zasobów, a także pozwala na optymalizację wszelkich działań firmy i wyeliminowanie niepotrzebnych przestojów, zwłaszcza w działach produkcyjnych. Korzyści te nie zostaną jednak osiągnięte, jeśli sporządzone plany dostępne będą tylko dla działów kontrolingu i księgowości. Konieczne jest zaznajomienie z nimi reszty kadry, a najlepszym sposobem na to jest zastosowanie systemów klasy ERP, np. SyKOF Budżet.
Komputer zamiast karteczek – rejestracja wykonanych prac
Model kontroli produkcji, w którym informacja o wykonaniu planów produkcyjnych powstaje dopiero w momencie przyjęcia wyrobów na magazyn, nie należy do zbyt efektywnych. Brak danych o bieżącym zaawansowaniu prac uniemożliwia odpowiednio wczesne reagowanie na ewentualne opóźnienia i nieprawidłowości. Przekazywanie tych informacji tradycyjnymi metodami, np. poprzez wypełnianie pod koniec dnia kart obiegowych lub kart realizacji zadania powoduje powstawanie mnóstwa papierowych dokumentów, które często nie są w ogóle analizowane i wykorzystywane do innych celów. Dzięki wprowadzaniu tych danych do systemu informatycznego możliwe staje się, po pierwsze, przyspieszenie rejestracji wykonanych prac i wyrobów – dzięki zastosowaniu np. kart magnetycznych lub kodów kreskowych, a także usprawnienie i ułatwienie analizy tych danych.
Informacje o pracowniku
Wszelkie informacje o pracownikach przechowywane są w działach kadrowych. To właśnie specjaliści HR są odpowiedzialni za gromadzenie i zarządzanie danymi osobowymi pracowników oraz wszystkimi dotyczącymi ich dokumentami. Z oczywistych przyczyn większość tych informacji nie powinna być ogólnodostępna. Istnieją jednak przypadki, gdy niektóre z dokumentów czy informacji dotyczących pracownika powinny być udostępnione, np. jego przełożonym. Mogą to być np. informacje o odbytych szkoleniach, zaświadczenia wystawione przez lekarza medycyny pracy, itd. Zastosowanie systemów kadrowo-płacowych z odpowiednią polityką uprawnień i dostępu do danych pozwala na przyspieszenie uzyskania potrzebnych informacji i jednocześnie odciąża działy HR, które nie muszą już pośredniczyć w tym procesie.
Porządek na magazynie
O tym, że sprawnie funkcjonujący, dobrze zorganizowany magazyn pozwala na spore oszczędności nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Odpowiednie zarządzanie łańcuchem dostaw pozwala na minimalizację zapasów, co z kolei umożliwia dokładniejsze planowanie wydatków i ogranicza ilość zalegających na magazynie niewykorzystywanych materiałów i towarów. Wszystkie te obowiązki należą do specjalistów od logistyki i magazynierów. Bez wsparcia odpowiednich narzędzi informatycznych są to zadania trudne, praco- i czasochłonne. Dzięki wdrożeniu systemu ERP zintegrowanego z innymi działami firmy zarządzanie magazynami i dostawami staje się o wiele łatwiejsze. Automatyczne generowanie zamówień, kontrola stanów minimalnych czy wykorzystanie czytników kodów kreskowych lub RFID to tylko niektóre z korzyści jakie może przynieść zastosowanie programu komputerowego, np. SyKOF LiP.
Sieć korzyści – aplikacje internetowe
Coraz powszechniejszy dostęp do Internetu pozwala na zastosowanie aplikacji uruchamianych za pomocą przeglądarki internetowej w wielu obszarach działalności firmy. Wdrożenie elektronicznej obsługi wniosków urlopowych czy internetowego portalu dla klientów to tylko niektóre z możliwości. Tego typu rozwiązania te znacząco przyspieszają pracę, dzięki temu że informacje mogą być wprowadzane do systemu u źródła (samodzielnie przez pracowników lub kontrahentów). Pozwalają także na większą swobodę w dostępie do systemu – nie wymagają bowiem zainstalowania programu klienckiego (do działania wystarcza im przeglądarka internetowa), dzięki temu mogą być uruchamiane na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu.
