Sukces każdego przedsięwzięcia biznesowego w dużej mierze zależy od właściwego zarządzania. Nie inaczej jest w przypadku wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie. Wyznaczenie odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za wybór i wdrożenie w firmie systemu ERP nie jest jednak zadaniem łatwym. Planując zakup systemu warto już na początku dłużej zastanowić się nad tą kwestią. Niewłaściwy kierownik wdrożenia może być, często nawet nieumyślnie i nieświadomie, przyczyną problemów lub nawet niepowodzenia całego procesu. W dalszej części artykułu przedstawiamy najczęściej spotykane zagrożenia, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze kierownika wdrożenia.
Informatyk
Temat systemu ERP w naturalny sposób wiąże się z kwestiami informatycznymi, dlatego często zadanie wyboru systemu informatycznego i jego wdrożenia zostaje zlecone działowi IT. Zazwyczaj jednak wybór ten nie jest najbardziej trafny. Oczywiście pracownicy firmowego działu IT (o ile taki istnieje) powinni brać aktywny udział w procesie wdrożenia już od samego początku – to oni mają największą wiedzę np. o istniejącej infrastrukturze informatycznej i możliwościach jej rozbudowy, a także o innych używanych dotychczas systemach informatycznych. Są to kwestie ważne, często przesądzające o możliwości zastosowania danego rozwiązania. Należy jednak pamiętać, że to nie oni będą docelowymi użytkownikami systemu ERP. Mogą więc nie znać lub nie rozumieć wszystkich wymagań, jakie spełnić musi oprogramowanie albo patrzeć na nie jedynie z perspektywy administratora. Dodatkowo, mogą pojawić się problemy natury formalnej. Należy bowiem zaznaczyć, że osoba kierująca wdrożeniem powinna mieć realną możliwość przydzielania zadań do wykonania osobom zaangażowanym w proces wdrożenia oraz kontrolowania stopnia wykonania tych zadań. Część z tych osób może jednak zajmować w hierarchii firmowej wyższe stanowiska niż informatyk i nie godzić się na wykonywanie jego poleceń. Sytuacja taka jest bardzo niekorzystna, uniemożliwia często ustalenie jednej wersji oczekiwań firmy względem systemu, a także mocno utrudnia planowanie prac wdrożeniowych.
Dyrektor
Rozwiązaniem problemu związanego z przydzielaniem zadań do wykonania jest powierzenie zarządzania wyborem i wdrożeniem systemu ERP kadrze zarządzającej przedsiębiorstwem. Dyrektor czy prezes firmy nie powinien bowiem mieć problemów ze zleceniem dodatkowych obowiązków swoim podwładnym ani z wyegzekwowaniem ich wykonania. W takiej sytuacji często jednak jeszcze silniej daje się odczuć problem związany z nieznajomością dokładnego przebiegu procesów biznesowych w firmie. Nie jest to oczywiście reguła i zdarzają się prezesi, którzy potrafią szczegółowo i zgodnie ze stanem faktycznym opowiedzieć o problemach i potrzebach każdego z działów firmy. Niestety często spotykanym podejściem jest traktowanie niektórych części przedsiębiorstwa na zasadzie „czarnej skrzynki” bez wnikania w procesy zachodzące wewnątrz. To z kolei powodować może frustrację przyszłych użytkowników systemu, którzy mogą odczuć, że ich realne problemy i potrzeby nie są brane pod uwagę, a cały system służyć będzie nie ułatwieniu ich pracy, a jedynie spełnieniu oczekiwań zarządu.
Główny Księgowy
Ze względu na fakt, że najczęściej działem najbardziej zaangażowanym w proces całościowego wdrożenia systemu ERP jest dział księgowości, na kierownika wdrożenia równie często wyznaczany jest Główny Księgowy firmy. Osoba zajmująca takie stanowisko zazwyczaj ma stosunkowo szeroką wiedzę na temat procesów i schematów działania stosowanych w danym przedsiębiorstwie. Oczywiście jednak mogą istnieć obszary, o których jej wiedza będzie mniejsza, np. marketing czy planowanie produkcji. W tym przypadku także (podobnie jak w przypadku zarządzania wdrożeniem przez dział IT) może pojawić się problem z kontrolą i przyznawaniem zadań. Z oczywistych względów (zarządzania jednym z działów zaangażowanych w proces wdrożenia) istnieje także niebezpieczeństwo przyznawania wyższego priorytetu tematom związanym ściśle z księgowością, a bagatelizowania pozostałych.
Jak widać, wybór odpowiedniego kierownika wdrożenia jest bardzo trudny i niesie ze sobą wiele niebezpieczeństw. Nie ma jednej uniwersalnej recepty na to, kto powinien nim zostać. Przy podejmowaniu tej decyzji należy kierować się przede wszystkim zakresem wdrażanego systemu ERP. Dobrze także wziąć pod uwagę predyspozycje charakterologiczne kandydatów. Najlepiej, jeśli osoba odpowiedzialna za wdrożenie ma dobrze rozwinięte zdolności przywódcze, dzięki czemu będzie czuła się pewnie w tej roli. Niezależnie jednak od ostatecznego wyboru należy zadbać o to, aby kierownik wdrożenia posiadał możliwie najszerszą wiedzę na temat wszystkich procesów biznesowych, które mają być wspomagane przez wprowadzane oprogramowanie.
