W ostatnich tygodniach ze względu na zaistniałą sytuację instytucja pracy zdalnej zyskuje znacznie na popularności. Oczywiście nie jest to nowa możliwość. Praca zdalna i telepraca są obecne w rzeczywistości polskich firm już od dłuższego czasu. Decydując się na umożliwienie pracy z domu należy mieć na uwadze że oprócz niewątpliwych zalet, taka możliwość niesie też ze sobą pewne utrudnienia i potencjalne zagrożenia.
Planowanie i ewidencja
Podjęcie decyzji o umożliwieniu pracownikom pracy zdalnej rodzi szereg nowych obowiązków zwłaszcza dla działów kadrowo-płacowych. Trudniejsze staje się planowanie grafików oraz ewidencjonowanie czasu pracy. W tym celu warto wspomóc się specjalistycznym programem kadrowo-płacowym, który pozwoli na łatwe oznaczenie dni, w których pracownicy będą pracować z domu. Jest to przydatne zarówno do bieżącej kontroli obecności pracowników, jak też do późniejszych analiz.
Bezpieczeństwo pracy zdalnej
Pracując zdalnie pracownicy sami muszą zadbać o swoje stanowisko pracy, aby spełniało wymogi BHP, ale firma musi zatroszczyć się o bezpieczeństwo innego rodzaju. W większości przypadków pracownik wykonując swoje obowiązki z domu musi połączyć się z firmową siecią komputerową lub korzystać z zasobów zgromadzonych na firmowym serwerze. Najlepiej jeśli systemy komputerowe używane w codziennej pracy (np. systemy ERP) umożliwiają pracę zdalną z dowolnego komputera. Minimalizujemy w ten sposób wydatki na sprzęt – nie musimy zapewniać laptopa dla każdego pracownika deklarującego chęć pracy zdalnej. Warto zadbać także o odpowiednie zabezpieczenia (np. tunele VPN) wykorzystywane podczas połączeń tego typu minimalizujące ryzyko nieupoważnionego dostępu do danych.
Zmiana przyzwyczajeń
Wprowadzenie możliwości pracy zdalnej na większą skalę może niejako przy okazji stać się okazją do weryfikacji istniejących procedur i mechanizmów pracy. Dotyczy to głównie procesu ogólnie pojętego obiegu informacji w firmie. Brak fizycznej obecności pracowników w biurach powoduje, że trzeba wypracować nowe sposoby przekazywania dokumentacji czy prowadzenia uzgodnień. Być może zestawienia, które do tej pory dostarczane były w formie papierowej na biurko dyrektora mogą być przesyłane na jego skrzynkę mailową albo udostępniane w wewnętrznym systemie BPM? A może nawet nie ma w ogóle konieczności przygotowania tych zestawień i wystarczy by zainteresowana osoba np. uzyskała dostęp do odpowiednich opcji narzędzi BI czerpiących informacje z systemu ERP? Każda z powyższych możliwości jest dostępna w systemie ERP SyKOF. Zestawienia przygotowane w narzędziu BI VITIS mogą zostać wydrukowane bądź zapisane w formie pliku o wybranym formacie – w formie edytowalnej (np. arkusz kalkulacyjny) lub niezmienialnej (np. plik pdf). Przygotowane pliki można także wysłać pocztą email pod wskazany adres.
