Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur VAT w formacie ustrukturyzowanym.
System SyKOF ERP od początku obsługuje integrację z KSeF 1.0 i posiada wbudowane narzędzia umożliwiające wymianę plików XML o wymaganej strukturze z platformą KSeF. Obecnie Ministerstwo Finansów przygotowuje się do uruchomienia KSeF 2.0, a nasz zespół jest na bieżąco z wszelkimi zmianami i oczekuje na udostępnienie środowiska testowego, a następnie produkcyjnego po stronie MF, aby zapewnić naszym użytkownikom pełną zgodność systemu z nową wersją KSeF od pierwszego dnia jej działania.
Do tej pory korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur było dobrowolne. Wkrótce jednak wszystkie firmy będą zobowiązane do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
Kto i od kiedy skorzysta z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie wprowadzany etapami: od 1 lutego 2026 r. obejmie duże firmy o obrotach przekraczających 200 mln zł brutto, od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe przedsiębiorstwa, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których pojedyncze transakcje nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż wynosi maksymalnie 10 tys. zł; dla tej ostatniej grupy obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r.
Korzyści dla firm dzięki integracji systemu ERP z KSeF
Integracja KSeF z systemem ERP przynosi firmom szereg korzyści w obszarze finansów i operacji:
- Automatyczne wprowadzanie faktur – system ERP zintegrowany z KSeF automatycznie pobiera kluczowe dane faktur, eliminując skanowanie dokumentów i ryzyko błędów.
- Szybki dostęp do danych faktur – w przypadku połączenia z modułem obieg dokumentów osoby decyzyjne zyskują błyskawiczny wgląd w szczegóły faktur, co usprawnia procesy decyzyjne.
- Pełna kontrola nad fakturami – każda faktura widoczna w ERP w czasie rzeczywistym.
- Automatyczna walidacja danych – mniej błędów, brak problemów z duplikatami.
- Łatwiejsze analizy i raportowanie – numer KSeF staje się uniwersalnym kluczem do łączenia danych sprzedażowych i zakupowych.
Integracja KSeF z SyKOF ERP
W systemie SyKOF funkcjonuje wysyłka faktur sprzedaży w strukturze FA(2) poprzez środowisko API 1.0 Ministerstwa Finansów. System ERP SyKOF jest obecnie dostosowywany do przejścia na środowisko KSeF 2.0 oraz ze struktury dokumentu faktury FA(2) na FA(3), zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów, zapewniając pełną obsługę wysyłki i odbioru faktur z KSeF w formacie XML. Kolejne etapy wdrożenia środowiska API 2.0 i struktury FA(3) można śledzić na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl.
Warto pamiętać, że faktury powinny być wysyłane do KSeF bezpośrednio z systemu, w którym zostały wystawione, ponieważ to właśnie ten system zawiera dane faktycznie przekazywane kontrahentowi. Jeśli w SyKOF ERP faktury są jedynie importowane z innego programu, ich wysyłka powinna być realizowana z tego źródłowego systemu.
Aby uzyskać dostęp do środowiska testowego KSeF, należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA oraz nadać odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF.
Podsumowanie
SyKOF ERP od początku funkcjonowania KSeF zapewnia obsługę i integrację z tym rozwiązaniem. Obecnie MF przygotowuje się do uruchomienia KSeF 2.0. Jesteśmy na bieżąco z wszelkimi zmianami i oczekujemy na udostępnienie środowiska testowego, a następnie produkcyjnego, po stronie MF. Dzięki KSeF 2.0 użytkownicy zyskają możliwość automatycznej wysyłki i odbioru e-faktur bezpośrednio z systemu, z pełną kontrolą statusów i walidacją danych. Integracja zapewni zgodność z przepisami oraz usprawni codzienną obsługę faktur w firmie.
