SyKOF HR – Zintegrowany System Kadrowo-Płacowy klasy Enterprise do Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Pełna integracja modułów, instytucji i systemów wewnętrznych – fundament SyKOF HR, systemu klasy Enterprise
SyKOF HR to nie tylko system kadrowo-płacowy – to centralny element ekosystemu, który łączy wszystkie procesy HR z otoczeniem organizacji. Integruje się z instytucjami publicznymi, systemami ERP, finansami, controllingiem i produkcją, zapewniając płynny obieg danych w całej organizacji.
Jednolita architektura i spójność danych
Podstawą SyKOF HR jest pełna integracja – zarówno między modułami wewnętrznymi systemu, jak i z kluczowymi partnerami zewnętrznymi.
Wszystkie obszary – kadry, płace, grafiki, ewidencja czasu, RCP, portal pracownika i managera, e-akta, podpisy elektroniczne – funkcjonują w ramach jednej spójnej bazy danych i jednego mechanizmu przetwarzania informacji. Dane wprowadzone raz stają się natychmiast dostępne w całym systemie, bez potrzeby synchronizacji czy importów.
System integruje się również z otoczeniem firmy:
- z instytucjami publicznymi – PUE ZUS, e-Deklaracje, PPK, PFRON, GUS, bankami krajowymi i zagranicznymi,
- oraz z systemami wewnętrznymi – ERP, FK (z rozbudowanymi kontami kosztowymi i wielowymiarowym planem kont), controllingiem, budżetowaniem, produkcją, ewidencją pracy maszyn i sprzętu.
Tak zaprojektowany ekosystem zapewnia spójność, niezawodność i pełną automatyzację przepływu danych – fundament działania systemu klasy Enterprise.
Stabilność, elastyczność, nowoczesny interfejs i gotowość na AI
Zintegrowana architektura SyKOF HR zapewnia stabilność działania, pełną przejrzystość i dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu.
Nowoczesny i responsywny interfejs (UI) systemu SyKOF HR oraz przyjazny użytkownikowi UX sprawiają, że przeglądanie informacji i wprowadzanie danych jest proste i wygodne. Dzięki temu można je szybko analizować i wykorzystać przy podejmowaniu decyzji kadrowych i zarządczych.
SyKOF HR już dziś wykorzystuje sztuczną inteligencję – wspiera użytkownika w wyszukiwaniu, filtrowaniu i analizie danych.
Wbudowana analityka pozwala swobodnie zestawiać, agregować i porównywać informacje z różnych modułów i okresów, a elementy predykcji pomagają wychwytywać trendy i zależności.
Architektura systemu stanowi solidny fundament do dalszego rozwoju rozwiązań AI – w kierunku automatycznej analizy danych i prognozowania zjawisk w obszarze HR.
Nowoczesny HR w kadrach i płacach – 10 filarów efektywności
Samoobsługa Pracownicza i Menedżerska dostępna 24/7, Workflow i Akceptacje
Portal HR dostępny w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych, pozwala pracownikom i menedżerom samodzielnie zarządzać urlopami, wyjściami, grafikami i danymi kadrowo-płacowymi.
Rozwiń
Zarówno pracownik, jak i jego przełożony mają wgląd do informacji, do których są uprawnieni. Portal Pracownika umożliwia całodobową obsługę (24/7) bez potrzeby kontaktu z działem kadr, zapewniając szybki dostęp do danych i efektywną realizację procesów. Akceptacja wniosków może być wieloetapowa, z pełną automatyzacją przekierowań, przypomnień, archiwizacji decyzji i bieżącym raportowaniem ich statusu.
– Automatyczne wnioski kadrowo-płacowe (urlopy, nadgodziny, praca zdalna, zmiana danych) z wielopoziomowymi akceptacjami i powiadomieniami e-mail.
– Onboarding przez Portal: dokumenty, procedury, formularze, benefity; rekrutacje z AI do analizy CV, generowania ogłoszeń i integracji z portalami (wyeksponowane dla trendów HR).
– Dostęp mobilny do harmonogramów, pasków i PIT-11; automatyczny zapis do ewidencji po akceptacji.
– Elektroniczne delegacje: polecenia, zaliczki, rozliczenia z rachunkami.
Automatyczne zapisywanie urlopów w ewidencji na podstawie zaakceptowanych wniosków znacznie ułatwiło pracę, usprawniło obieg dokumentów, a jednocześnie firma oszczędza czas.
Zobacz, jak SyKOF HR usprawnił procesy kadrowe | Referencja PDF
Ewidencja Czasu Pracy z Powiązaniem do RCP
System umożliwia budowanie grafików czasu pracy zgodnych z Kodeksem pracy i wewnętrznymi regulaminami. Te grafiki można powiązać z danymi z rejestratorów wejść/wyjść (RCP), co pozwala na automatyczne rozliczanie obecności, spóźnień, nadgodzin czy wyjść prywatnych.
Rozwiń
Wszystkie odpracowania i nadgodziny są ewidencjonowane tylko na podstawie zatwierdzonych wniosków lub poleceń przełożonego, co chroni firmę przed nieautoryzowanymi kosztami. Automatycznie generowana ewidencja stanowi bezpośrednią podstawę do naliczania wynagrodzeń.
– Automatyczna klasyfikacja nadgodzin 50%/100%, bank godzin, wyjścia prywatne; import e-ZLA i ZUS Z-3.
– Walidacja harmonogramów, obsada stanowisk, zaokrąglanie odczytów z czytników, aplikacji mobilnej (GPS) i integracji (np. alkomaty).
– Ewidencja FEP, pracy zdalnej/delegacji; seryjne uzupełnianie i raporty urlopowe.
– Karty pracy do projektów/zleceń/operacji, analiza efektywności.
Rozliczanie czasu pracy z wykorzystaniem rejestratorów RCP jest bardzo proste, a zapisy godzin nocnych czy też nadliczbowych są tworzone automatycznie.
Obsługa Wielu Form Zatrudnienia i Struktury Wielopodmiotowej
System wspiera pełne spektrum form zatrudnienia – od umów o pracę, przez zlecenia, dzieła, kontrakty B2B, zatrudnienie przez agencje pracy tymczasowej, po umowy menedżerskie, stypendia i inne.
Rozwiń
Jedna osoba może być zatrudniona w kilku podmiotach jednocześnie – zarówno na pełny, jak i częściowy etat – co pozwala na elastyczne zarządzanie zasobami w ramach grup kapitałowych. System umożliwia przypisywanie pracowników do wielu ról, zespołów i lokalizacji, także w strukturze międzyspółkowej. Ułatwia też współdzielenie stanowisk pracy między osobami z różnych spółek. Rozbudowane raportowanie zapewnia pełen wgląd w całość zatrudnienia danej osoby – zarówno w kontekście jednej spółki, jak i całej grupy.
– Kartoteki z wieloetatowością, struktura organizacyjna, wakaty, PPK/ZUS; obsługa cudzoziemców, niepełnosprawnych (7-godzinna norma, dodatkowy urlop, PFRON).
– Różne formy: zlecenia, dzieła, kontrakty, RN, młodociani, naukowi, skazani, stypendyści, emeryci, udziałowcy.
– Badania BHP: skierowania (wstępne/okresowe/kontrolne), czynniki szkodliwe, szkolenia/uprawnienia, ewidencja wyposażenia.
– Pulpit kadrowy z przypomnieniami o umowach, badaniach; analiza wakatów.
Wprowadzenie do programu struktury organizacyjnej, która w naszym przypadku, jest bardzo skomplikowana pozwoliło na znaczne uproszczenie zarządzania na poziomie poszczególnych jednostek.
Zobacz, jak SyKOF HR wspiera zarządzanie rozbudowaną strukturą | Referencja PDF
Cyfrowe Dokumenty, E-Akta i Podpis Elektroniczny
System tworzy, zarządza i archiwizuje dokumentację kadrową w postaci elektronicznej. Obsługuje podpisy kwalifikowane zgodne z eIDAS oraz podpisy wewnętrzne.
Rozwiń
Umowy, aneksy, świadectwa pracy i inne dokumenty trafiają bezpośrednio do e-akt pracownika.
– Podpisy kwalifikowane/zaawansowane (link+SMS), ścieżki akceptacji, zdalna weryfikacja tożsamości.
– E-akta z PDF+XML metadanymi, automatyczna numeracja wg rozporządzenia, wirtualny dysk załączników.
– Udostępnianie przez Portal, wydawanie kopii na wniosek; integracja z onboardingiem (umowy, skierowania).
– Obsługa e-dokumentów kadrowo-płacowych (świadectwa, zaświadczenia).
Proces przygotowywania dokumentacji niezbędnej do wysłania pracownika do pracy za granicę został zautomatyzowany i jest wykonywany w sposób elektroniczny.
Sprawdź, jak SyKOF HR upraszcza proces oddelegowań za granicę | Referencja PDF
Rozliczanie Kosztów Pracy i Alokacja do Projektów
System umożliwia przypisywanie czasu pracy i wynagrodzeń do MPK, projektów, grantów czy budów. Tworzy automatycznie rozdzielniki kosztów, łącznie ze składkami, kosztami pracodawcy i dodatkami, gotowe do integracji z finansami i controllingiem.
Rozwiń
– Karty pracy: rozpisywanie czasu/kwot na projekty/zlecenia/operacje, akord, bieżąca realizacja planu.
– Automatyczne rozdzielniki kosztów i dekrety księgowe (PLN/waluty), dekretacja na konta.
– Długookresowe proporcje, analizy budżetowe, integracja z ERP/FK.
– Rozliczenia delegacji: diety, ryczałty, zaliczki, kursy walut.
Zastosowanie kart pracy funkcjonujących w SYKOF HR dało nam możliwość bardzo szczegółowego rozliczenia wynagrodzenia pracownika na konkretne zlecenia produkcyjne.
Zobacz, jak SyKOF HR szczegółowo rozlicza koszty pracy | Referencja PDF
Integracja z Systemami ERP
SyKOF HR tworzy automatyczne dekrety księgowe zgodne z wielowymiarowym planem kont. Obsługuje dane dla ZUS, urzędu skarbowego, PPK, komorników oraz dostawców benefitów, zapewniając pełną zgodność formalną.
Rozwiń
System integruje się z modułem Produkcja, Budżetowanie, Controlling, Ewidencja Pracy Sprzętu i Maszyn.
– Natywna integracja z SyKOF ERP oraz obsługa wymiany danych z innymi systemami ERP (np. Dynamics, SAP) poprzez API/CSV/XML.
– Dekrety i rozdzielniki do FK/budżetów, usługi danych w czasie rzeczywistym.
– Karty pracy z produkcją, import/eksport danych kadrowo-płacowych.
– Współpraca z systemami zewnętrznymi (np. Datev dla podatków).
W trakcie wdrożenia SyKOF HR został zintegrowany z funkcjonującym od lat systemem ERP.
Case study: integracja SyKOF HR z systemem ERP | Referencja PDF
Obsługa Zagranicznych Oddziałów i Walut Obcych
System umożliwia prowadzenie rozliczeń zgodnie z przepisami innych krajów. Obsługuje np. Bank Godzin w Niemczech. Wynagrodzenia mogą być naliczane w walutach obcych, a następnie przeliczane na PLN na potrzeby ZUS i księgowości.
Rozwiń
SyKOF HR obsługuje przelewy i rozdzielniki kosztów w różnych walutach.
– Rejestr oddelegowań (A1/wizy), ewidencja czasu/urlopów wg prawa kraju.
– Listy płac w walutach, podstawy ZUS/podatki, dekrety z rozrachunkami.
– Import podatków (Datev), raporty dla instytucji zagranicznych.
– Bank godzin, wielowalutowe przelewy.
SyKOF HR automatycznie wybiera zapisy dotyczące kraju i wylicza wynagrodzenia (...). Do list generuje przelewy w odpowiednich walutach (...).
Poznaj pełną opinię klienta o naliczaniu płac w obcych walutach w SyKOF HR | Referencja PDF
Elastyczna Skalowalność
System działa zarówno w dużych strukturach holdingowych, jak i w mniejszych organizacjach (od 100 osób). Możliwe jest etapowe wdrażanie – od kilku wybranych modułów aż po kompleksowe objęcie wszystkich procesów kadrowo-płacowych.
Rozwiń
– Trójwarstwowa architektura: on-premise/chmura, wysoka wydajność przy dużych bazach.
– Dynamiczne archiwum dla historii zatrudnień bez spowolnień.
– Skalowalność dla holdingów, niskie wymagania IT, etapowe wdrożenia.
– Obsługa wielopodmiotowa, integracje bez utraty wydajności.
System SyKOF HR spełnił moje oczekiwania. Posiada on duże możliwości i jest elastyczny.
Poznaj pełną opinię o dopasowaniu SyKOF HR do potrzeb firmy | Referencja PDF