System ERP SyKOF jest w pełni przystosowany do wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
KSeF to rządowy system służący do wystawiania i udostępniania faktur w postaci plików elektronicznych xml, zgodnych ze strukturą logiczną udostępnioną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) platformy ePUAP.
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) nakłada obowiązek wystawiania faktur tylko i wyłącznie za pośrednictwem systemu KSeF od 1 stycznia 2024. W tym momencie korzystanie z systemu ma charakter dobrowolny, ale już dziś warto zainteresować się tematem.
KSeF udostępnia dedykowany interfejs API, który umożliwia przesyłanie faktur w postaci ustrukturyzowanej bezpośrednio z systemów informatycznych. W praktyce oznacza to, że użytkownicy mogą tak jak wcześniej wytworzyć dokument sprzedaży w swoim systemie informatycznym, a następnie przesłać go w postaci elektronicznej do systemu KSeF w odgórnie narzuconej formie pliku XML. Dokumenty uznaję się za wystawione w dacie przesłania plików XML do systemu KSeF.
System ERP SyKOF już dziś posiada wbudowane narzędzia służące do wymiany plików XML o właściwej strukturze z systemem KSeF. Dzięki temu jego użytkownicy nie muszą się martwić o możliwości sprostania nowym obowiązkom.
Jak to przebiega w praktyce?
Użytkownik wystawia dokument w znany sobie sposób w systemie ERP SyKOF. Tak jak zawsze może w łatwy sposób dokonać sprawdzenia czy wprowadzone dane są prawidłowe. Po zatwierdzeniu dokumentu generowany jest plik XML o ustalonej strukturze, który może zostać przesyłany do systemu KSeF indywidualnie, bądź zbiorczo w paczce dokumentów.
Do systemu KSeF dokumenty mogą przesyłać uprawnieni do tego użytkownicy. Po pomyślnym uwierzytelnieniu użytkownika w KSeF z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego lub tokenu, dokumenty zostają przesłane na serwer i opatrzone ostatecznym numerem w systemie KSeF.
W tym momencie stają się dostępne do pobrania przez kontrahenta bezpośrednio z systemu KSeF i nie jest konieczne przekazywanie ich w postaci papierowej lub dodatkowe wysyłanie w postaci elektronicznej. Oczywiście użytkownik ma możliwość wydrukowania dokumentu bezpośrednio z systemu SyKOF.
