Jednolity Plik Kontrolny na dobre zagościł już w polskiej rzeczywistości księgowej. Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek składania comiesięcznego JPK-VAT obejmie ostatnią grupę firm – mikrorprzedsiębiorców. Rok 2018 niesie także inną ważną zmianę. Od 1 lipca 2018 roku średnie, małe oraz mikroprzedsiębiorstwa (te które prowadzą księgowość w formie elektronicznej) muszą być gotowe na tzw. e-kontrolę, czyli elektroniczną kontrolę podatkową i skarbową. W praktyce oznacza to, że na wezwanie organów podatkowych lub skarbowych podatnicy będą zobowiązani dostarczyć w formie elektronicznej wymaganie pliki JPK za określony okres.
Nie jeden JPK
Na początku należy zaznaczyć, że Jednolity Plik Kontrolny dla przedsiębiorstw prowadzących pełną księgowość obejmuje aż pięć struktur: JPK-VAT, JPK-FA, JPK-WB, JPK-KR oraz JPK-MAG. W chwili obecnej tylko pierwszy z nich ma być składany bez wezwania (od nowego roku co miesiąc przez wszystkie przedsiębiorstwa – także mikro). Ten typ JPK zawiera informacje o wszystkich dokumentach zakupu i sprzedaży uwzględnianych w deklaracji VAT. Ważne zatem, aby suma kwot wykazywanych w JPK-VAT zgadzała się z kwotą przesyłaną w elektronicznej deklaracji VAT. Najlepiej jeśli, tak jak w systemie ERP SyKOF, oba pliki tworzone są w oparciu o te same dane źródłowe. Komplet informacji o wszystkich fakturach (numer dokumentu, nazwa kontrahenta i wartość transakcji w rozbiciu na poszczególne kategorie VAT) dostarczany regularnie do MF przez wszystkie podmioty ma w założeniu ułatwić m.in. kontrole krzyżowe.
Podpis kwalifikowany i UPO
Samo utworzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego to tylko połowa obowiązku, jaki wypełnić muszą firmy. Należy bowiem jeszcze dostarczyć plik do Ministerstwa Finansów. Mechanizm comiesięcznego przesyłania pliku JPK-VAT jest analogiczny do tych stosowanych przy wysyłce deklaracji VAT czy rozliczeń PIT. Wymaga zatem zainstalowanego podpisu kwalifikowanego, którym uwiarygadniane są przesyłane dane. W sytuacji, gdy wysyłką JPK zajmuje się ta sama osoba, która odpowiada także za wysyłanie deklaracji VAT nie powinno być konieczne instalowanie dodatkowych certyfikatów. Jak zawsze w przypadku wysyłki dokumentów w postaci elektronicznej do Ministerstwa Finansów należy zadbać o to, aby pobrać i przechowywać UPO.
Gotowi na zmiany
Zadanie tworzenia i wysyłki JPK jest najczęściej realizowane za pomocą systemu ERP stosowanego w firmie, dlatego musi on być dostosowany do aktualnych przepisów i zapewniać utworzenie wszystkich wymaganych rodzajów pliku JPK. Należy bowiem pamiętać, że niezłożenie lub opóźnienie w wysyłce plików JPK może skutkować wysokimi karami finansowymi.
System ERP SyKOF jest w pełni przygotowany do generowania i przesyłania pliku JPK-VAT według aktualnie obowiązujących wytycznych i struktur. Już teraz umożliwia średnim i małym przedsiębiorstwom także utworzenie plików JPK-FA, JPK-WB, JPK-KR oraz JPK-MAG.
