Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do ewidencjonowania czasu pracy każdego pracownika. Tworząc SyKOF HR, zadbaliśmy o to, by ten proces był maksymalnie prosty i zautomatyzowany, a jednocześnie elastyczny i dopasowany do Twoich potrzeb. Dzięki SyKOF HR ewidencja czasu pracy staje się łatwiejsza i bardziej efektywna. System przejmuje wiele obowiązków, oszczędzając Twój czas, a Ty nadal masz pełną kontrolę nad całym procesem. Automatyzacja, wygoda i dostosowanie do Twoich wymagań – wszystko w jednym miejscu!
Podstawowe zasady ewidencji czasu pracy w SyKOF HR
1. Rejestracja rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników
- Na komputerze w miejscu pracy – pracownicy mogą zaznaczać „wejścia-wyjścia” na swoim stanowisku pracy.
- Za pomocą urządzeń mobilnych – aplikacja automatycznie pobiera lokalizację geograficzną, co uniemożliwia dokonanie skutecznych odczytów poza wyznaczonym miejscem pracy.
- Przez rejestratory w siedzibie firmy (RCP) – czytniki kart zbliżeniowych precyzyjnie kontrolują obecność.
2. Automatyczne tworzenie ewidencji czasu pracy
- Generowanie ewidencji na podstawie odczytów.
- Uwzględnienie pracy zdalnej, nadgodzin, dodatków nocnych.
- Naliczanie nadgodzin wyłącznie na podstawie polecenia przełożonego lub zatwierdzonego wniosku pracownika.
- Walidacja zgodności z przepisami i wskazywanie błędów przez system.
3. Automatyczne tworzenie harmonogramów pracy
- Definiowanie okresów pracy i przerw.
- Wsparcie dla skomplikowanych harmonogramów.
- Pełna kontrola zgodności harmonogramów z przepisami.
Szczegóły prowadzenia ewidencji czasu pracy w SyKOF HR
1. Elektroniczne wnioski i akceptacje
Każda nieobecność w pracy i jej odpracowanie są poprzedzone złożeniem przez pracownika stosownego wniosku w Portalu Pracownika, który wymaga akceptacji przełożonego (np. wniosek o urlop wypoczynkowy, pracę zdalną, odbiór godzin nadliczbowych, odpracowanie wyjścia prywatnego).
2. Wielopoziomowa ścieżka akceptacji wniosków urlopowych
SyKOF HR pozwala dostosować ścieżkę akceptacji wniosków do specyfiki firmy, uwzględniając zastępstwa podczas nieobecności. System automatycznie wysyła powiadomienia e-mail do odpowiednich osób, informując o konieczności rozpatrzenia wniosku.
Najważniejsze funkcje SyKOF HR w zakresie ewidencji czasy pracy.
1. Zawsze aktualne dane w jednym miejscu
- Upoważnione osoby mogą sprawdzać godziny pracy i lokalizację pracowników w czasie rzeczywistym.
- Monitoring pracy nad konkretnymi projektami.
2. Proste i szybkie rejestrowanie obecności
- Portal Pracownika pozwala jednym kliknięciem rejestrować wejścia i wyjścia.
- Rejestracja pracy zdalnej dla lepszej kontroli nad zasobami.
3. Pełna ewidencja pracowników
- Obsługa urlopów, delegacji, nadgodzin i zwolnień.
- Obsługa różnych systemów czasu pracy.
4. Import dokumentów z ZUS (eZLA)
- Pobieranie zwolnień lekarskich i automatyczna rejestracja nieobecności.
- Automatyczne naliczanie odpowiednich świadczeń na podstawie informacji zawartych w elektronicznym zwolnieniu
5. Gotowe szablony wniosków (eZLA)
- Elektroniczne składanie i monitorowanie wniosków.
- Eliminacja papierowej dokumentacji.
6. Ewidencja dla większych grup
- Kierownicy mogą zarządzać ewidencją podwładnych.
- Możliwość składania wniosków ewidencji czasu pracy w imieniu podwładnych pracowników
7. Seryjne uzupełnianie ewidencji
- Automatyczne uzupełnianie godzin pracy dla całych grup pracowników po wprowadzeniu nieobecności i ewentualnych odchyleń od harmonogramu (np. nadgodzin)
8. Zaokrąglanie odczytów czasu pracy
- Definiowanie przedziałów zaokrąglania (np. 10 minut wcześniejszego przyjścia).
- Różne zasady zaokrąglania odczytów dla poszczególnych grup pracowników (np. administracja, produkcja).
9. Tworzenie rozbudowanej struktury organizacyjnej
- Definiowanie stanowisk, uprawnień i zakresu odpowiedzialności.
- Automatyczna kontrola stanu zatrudnienia i kosztów wynagrodzeń.
10. Analizy i eksport danych
- Narzędzie SyKOF Vittis umożliwia tworzenie analiz.
- Eksport danych do Excela i PDF.
11. Podpisy elektroniczne
- Elektroniczne podpisywanie i przechowywanie dokumentów.
Podsumowanie
Korzystając z SyKOF HR masz pewność, że ewidencja czasu pracy będzie zawsze zgodna z przepisami, a procesy związane z zarządzaniem czasem pracy staną się bardziej efektywne i mniej czasochłonne. Funkcjonalności prowadzenia ewidencji czasu pracy to tylko jedno z wielu zastosowań SyKOF HR. To kompleksowe narzędzie kadrowo-płacowe, które odciąża działy HR od powtarzalnych czynności, pozwalając skoncentrować się na podnoszeniu jakości pracy i zarządzania zasobami ludzkimi.
